Affärsförslag kan ta olika former beroende på platsen, branschen och specifikationerna för det aktuella projektet, men i de flesta fall innehåller ”standard”-formatet ett kort uttalande som sammanfattar projektet och det förväntade resultatet följt av avsnitt dedikerade till vem som kommer att bli gör projektet, hur det kommer att genomföras och varför det föreslås; uttalanden som beskriver tidsmål och totala kostnader ingår vanligtvis också. Projekt som är särskilt komplicerade kan behöva flera underavdelningar inom dessa bredare kategorier, även om mycket av detta nödvändigtvis kommer att variera. Det finns vanligtvis inte ett enda format som författare måste anta. Det viktigaste är att se till att all relevant information tillhandahålls på ett sätt som är lätt att läsa och lätt att förstå.
Förstå förslag i allmänhet
Människor skriver affärsförslag av många anledningar, vissa mer formella och seriösa än andra. Grundidén är vanligtvis densamma oavsett omständigheterna. Förslag är dokument som beskriver ett specifikt affärsförslag, vanligtvis mycket detaljerat. De är verkligen vanliga för människor som startar nya företag, och i dessa fall skickas de ofta till investerare och andra med en finansiell andel. I etablerade företag kan de också användas för att föreslå förändringar i struktur eller organisation, eller för att föreslå nya divisioner eller avdelningar. Många företag kräver formella förslag för att kunna göra ändringar.
Ibland använder investerare och andra faktiskt affärsförslag som ett sätt att välja mellan konkurrerande projekt. En fastighetsägare med en butik till salu kan till exempel be om förslag från ett antal olika potentiella köpare och sedan sälja till gruppen med den mest imponerande eller övertygande rapporten. Förslag kan också hjälpa entreprenörer att få jobb och säkra kunder. Att få rätt formatering och göra ett gott intryck kan därför vara mycket viktigt.
Rubriker och teman
Standardformatet för affärsförslag innehåller i allmänhet både en kortfattad, beskrivande rubrik och en temaförklaring. Temaförklaringen är den slutsats individen som förbereder förslaget vill att uppdragsgivaren ska nå efter att ha granskat avsnittet. Till exempel kan ett förslag till byggplan ange att det företag som lämnar förslaget har de rutiner, resurser och erfarenhet som krävs för att påbörja projektet omedelbart, utan risk. Därefter börjar berättelsen.
Omfattar grunderna
När projektet väl har introducerats är det första momentet i de flesta förslag en kortfattad identifiering av vem som ansvarar för själva utförandet. Det här avsnittet tar upp vem som ska utföra jobbet, vem som ska hantera jobbet och vem kunden kommer att kontakta om det finns ett problem; i de flesta fall anges också vem som ansvarar för vilka uppgifter. Nästa element är ”Vad”, som anger vad som behöver göras, vilka krav som krävs för att slutföra jobbet, vad kunden kan förvänta sig och vad uppgiften kommer att kosta. Det är också viktigt för förslagsskribenten att inkludera en anteckning om var jobbet kommer att utföras och var leverans kommer att ske.
Förklara hur projektet kommer att gå till
Standardformatet för affärsförslag anger också hur projektet kommer att genomföras ur ett fysiskt perspektiv. Detta kan också hänvisas till ”Metoder” och ses vanligtvis som en handlingsplan. Det inkluderar hur arbetet kommer att utföras, hur arbetet ska skötas, hur systematisk uppföljning och utvärdering ska uppnås, hur kundservice ska uppnås, hur projektet kommer att gynna kunden och hur lång tid det kommer att ta att genomföra det. Affärer innebär ofta risker, så standardformuläret för affärsförslag förklarar också hur dessa risker kommer att minskas. Författare uppmanas ofta att ge så mycket detaljer som möjligt, och det här avsnittet kan bli ganska långt.
Att fastställa när och varför
Timing är också en viktig del. Standardförslagsformat innehåller vanligtvis också en förklaring av när projektet kommer att påbörjas, när viktiga milstolpar kommer att planeras, när jobbet kommer att slutföras och när betalning krävs. Vissa motiveringar av dessa val kan också vara användbara.
Vikten av att hålla sig till ämnet
Standardformatet för affärsförslag är vanligtvis utformat för att svara på de mest sannolika frågor som en kund eller investerare kan ha. Det är ofta meningsfullt för människor att ta med så mycket detaljer som möjligt för att göra sina förslag kompletta, men samtidigt är det viktigt att hålla ett skarpt fokus. De bästa förslagen håller sig till ämnet och håller sina beskrivningar begränsade till det specifika projektet som är till hands. Tidigare projekt, entreprenörserfarenhet och känslomässiga uttalanden är vanligtvis bäst utelämnade tills och om inte mer information har begärts.