Även känd som en budförfrågan, är en budförfrågan en formell uppmaning till en leverantör att lämna ett bud till en potentiell kund i hopp om att säkra verksamheten för den personen, företaget eller ideella organisationen. Ibland hänvisas till som en begäran om förslag eller RFP, budförfrågan innehåller de villkor och villkor som skulle styra arbetsförhållandet, samt tillhandahålla prissättning som emittenten sannolikt tycker är önskvärd. Även om anbud kan vara lite informella, är de ofta väldokumenterade och strukturerade på ett sätt som gör det möjligt för den som begär anbud att jämföra alla bidrag relativt enkelt.
Processen för att skapa en budförfrågan är relativt enkel. Den utfärdande enheten identifierar vilka produkter som är nödvändiga, inkluderar all information om speciella applikationer eller funktioner som krävs och uppmanar sedan utvalda leverantörer att lämna ett formellt bud på verksamheten. Vanligtvis finns det begränsningar för hur budet kan lämnas, och ett förfallodatum då emittenten måste ta emot budet för att det ska beaktas. Underlåtenhet att följa de riktlinjer som emittenten har infört leder vanligtvis till automatisk uteslutning från övervägande när utvärderingen av mottagna bud är på gång.
Kärnan i varje budförfrågan är prissättningen för varje vara eller tjänst som ska tillhandahållas enligt villkoren i kontraktet. Priser bör vara tydliga, koncisa och helt relevanta för budutgivarens angivna och underförstådda behov. Även om det vanligtvis finns ett visst utrymme i svaret för leverantören att inkludera andra uppgifter, bör prissättningen alltid presenteras på en enda matris, helst på en enda sida om möjligt. Det är inte ovanligt att matrisen är strukturerad som en anknytning till huvuddelen av svaret.
När du bestämmer hur prissättningsmatrisen ska ställas upp och var informationen ska inkluderas i huvuddelen av svaret på budförfrågan, är det viktigt att vara noggrann uppmärksam på budförslagsbladet eller andra dokument som emittenten har skapat. Prissättningsmatrisen bör vara strukturerad på ett sätt som gör det möjligt för emittenten att följa samma allmänna flöde av begäran vid utvärdering av svaren. Om det finns specifika instruktioner om var i svaret att placera matrisen, se till att det är gjort. Att göra det hjälper till att visa leverantörens öga för detaljer samt göra det lättare för emittenten att snabbt hitta den information han eller hon vill granska under processen att välja slutlig leverantör.
I situationer där anbudsförfrågan är väldigt grundläggande och inte ger en massa detaljer om struktur och placering av information i svaret, kan svaranden vilja använda sig av ett förslagsförslag, även känt som en förslagsmall. Många företag upprätthåller boilerplates som snabbt kan anpassas med prissättning och annan grundläggande information som är relevant för en specifik budförfrågan. Det finns också ett antal generiska förslagsmallar tillgängliga för nedladdning, några av dem utan kostnad. Dessa generiska resurser bör dock endast användas när den leverantör som utfärdar anbudsförfrågan inte väljer att inkludera specifika detaljer om hur svaret ska struktureras.