Vanligtvis kallad RFP, begäran om förslag är ett dokument som används av många organisationer för att ta emot erbjudanden om tjänster eller varor från potentiella leverantörer. Den exakta strukturen för en RFP kommer att variera från en situation till en annan. Detta innebär att formeln för hur man skriver en anbudsförfrågan kommer att bero mycket på kulturen hos den enhet som utfärdar begäran och vad de hoppas lära sig av svaren. Här är några exempel på element som finns i många förfrågningar om förslag oavsett vilken bransch eller organisation som är involverad.
Som med många företagsskrivande insatser kommer en korrekt begäran om förslag att börja med att ange syftet med dokumentet. Detta kan vanligtvis sammanfattas i några meningar och gör det möjligt för de sökande eller inbjudna parter att lämna in ett formellt förslag för att veta exakt vad den utfärdande enheten är ute efter i fråga om tjänster eller varor. Även de mest avslappnade formaten för en RFP kommer att innehålla information av detta slag.
Tillsammans med angivande av syftet eller skälet för anbudsförfrågan är det inte ovanligt att viss allmän information om enheten inkluderas. Informationen ger vanligtvis begränsade detaljer om företagets storlek, antalet platser som för närvarande underhålls och eventuella omedelbara planer på expansion som kan påverka de sökandes svar. Vanligtvis är detaljen inte avsedd att vara heltäckande. Det räcker dock vanligtvis att låta sökande bedriva forskning på egen hand för att utöka sin förståelse för behoven hos den part som utfärdar förslagsbegäran.
I strukturen kan en begäran om förslag vara mycket bred eller mycket detaljerad. Vissa förfrågningar är inte längre än en sida och innehåller endast allmänna riktlinjer för inlämning, såsom några specifika områden att ta itu med, hur man skickar in det färdiga förslaget och datumet då alla förslag ska lämnas in. Andra RFP:er tillhandahåller specifika avsnitt och ett format som måste följas utan att misslyckas.
Det finns fördelar med båda dessa metoder för att formatera begäran om förslag. Det breda formatet säkerställer att nödvändig information kommer att finnas i svarets brödtext, men gör det möjligt för enheten att få en uppfattning om hur varje sökande presenterar sig när det ges ett stort spelrum i svaret. Däremot berättar ett mycket strukturerat format för sökanden exakt hur data ska organiseras på ett sätt som säkerligen kommer att ha betydelse för den utfärdande enheten. Samtidigt gör den omfattande strukturen det möjligt att bokstavligen jämföra svaren från flera respondenter sida vid sida, gå ner i listan med avsnitt en efter en.
Beroende på vilken typ av tjänst eller varor det handlar om kan förfrågan om förslag innehålla exempelscenarier som illustrerar vad upphovsmannen till förfrågan behöver från en leverantör i både rutin- och nödsituationer. Till exempel, om RFP:n är för telekonferenstjänster, kan upphovsmannen vilja veta om leverantören kan garantera tillgängligheten för ett visst antal portar eller linjer även under perioder med högtrafik. Säljaren kan också ta itu med specifika frågor såsom implementeringen av ett supportnätverk för användning i händelse av en företagsomfattande nödsituation, eller om leverantören kan hantera schemaläggning och genomförande av konferenssamtal utan liten eller ingen förvarning.
Företag eller andra organisationer som behöver utfärda en anbudsförfrågan men är osäker på hur de ska strukturera dokumentet på bästa sätt kan ofta börja processen med att använda ett av de många gratis anbudsförfrågan-mallalternativ som finns online. Dessa mallar kan ändras efter behov. I vissa fall kommer mallarna att innehålla minst ett exempel på begäran om förslag, vilket kommer att fungera som en guide för individen eller teamet som ansvarar för att förbereda RFP.