En funktionell jobbanalys (FJA) är ett system som utarbetades av det amerikanska arbetsdepartementet på 1940-talet för att fastställa alla ett jobbs element och utvärdera dem, rangordna deras betydelse för jobbet. Den mäter tiden och karaktären av interaktioner med saker, med data och med människor. En bra funktionell jobbanalys mäter också kvaliteten på den undervisning och handledning som krävs, såväl som mängden utbildning som krävs för att utföra ett arbete på ett adekvat sätt.
Omfattningen av den funktionella jobbanalysen gör den tillämpbar på alla jobb i en organisation. Till exempel skulle FJA för en produktionsarbetare i en fabrik notera den tid som ägnas åt att installera maskiner och använda dem. En FJA för en expeditionstjänstemans befattning skulle å andra sidan koncentrera sig på tid som går åt till att flytta och hantera föremål för frakt. Den genomsnittliga tid som ägnas åt fortlöpande utbildning och i rutinmässig interaktion med handledare mäts också. Vissa FJA:er kan vara mycket krävande, med monitorer som använder stoppur för att bestämma den exakta mängden tid som krävs för att utföra vissa uppgifter.
Personalpersonal genomför FJAs och använder resultaten för att fatta ett brett spektrum av beslut, från personalnivåer till ersättning. FJA:er är också ovärderliga när man fattar andra ledningsbeslut, såsom omorganisationer och konsolideringar. Det är viktigt att tänka på att en funktionell jobbanalys utvärderar själva jobbet, och inte personen i jobbet. En bra funktionell jobbanalys är dock ett ovärderligt hjälpmedel för att utvärdera en anställds prestation, enligt teorin att man måste veta vad ett jobb innebär innan man kan avgöra hur väl en anställd har utfört det.
Funktionella jobbanalyser används av många organisationer som det första steget i att utarbeta sina arbetsbeskrivningar. En noggrann funktionell jobbanalys inkluderar skalor som mäter de faktiska funktionerna i ett jobb samt de mentala processer som åtföljer dem, såsom resonemang och språk. Detta är dock inte de enda delarna av ett jobb. En FJA mäter också de mänskliga interaktioner som ingår i jobbets prestation och den utbildning som krävs för att utföra jobbet väl. Insamlingen av all denna information är mycket användbar för att rekrytera nya talanger.
De plikter och ansvar som är förknippade med många jobb kan förändras över tiden, även om befattningarna förblir desamma. Till exempel förändrades många traditionella kontorsjobb dramatiskt under senare hälften av 20-talet på grund av kontorsautomatisering som kulminerade i datorisering. Analyserna som beskriver dessa jobb skulle visa vilka förändringar de har genomgått på många områden och skulle förbättra arbetsgivarens förmåga att hantera dem. FJA bör därför regelbundet granskas och uppdateras.
Många jobb involverar tekniska eller professionella färdigheter och förmågor. Således, om tjänsten inte är ledig, görs själva granskningen och utvärderingen av ett visst jobb bäst av den sittande och övervakande personalen. Personalpersonals engagemang i denna fas av FJA-processen är ofta begränsad till tillsyn och vägledning.
Själva analysen är den fas i processen där vissa antaganden ifrågasätts, särskilt med avseende på kredit- eller akademiska krav. Detta är också den fas då ledningen måste överväga möjligheten för funktionshindrade personer att utföra jobbet. Det är lagligt i USA att neka arbetssökande på grund av funktionshinder, men arbetsgivare som gör det bör kunna dokumentera att ett sådant förnekande återspeglar kandidatens avsaknad av en bona fide yrkeskvalifikation (BFOQ). Utan sådan dokumentation kan arbetsgivare ställas inför betydande juridiska utmaningar.
Före datoriseringen var många kontorsarbetares huvudsakliga kunskaper att använda en skrivmaskin, ett verktyg som jämfört med moderna datorer hade begränsade fördelar. Samma tangentbordsfärdigheter är fortfarande nödvändiga för att använda datorer, men den underliggande kunskapsbasen som krävs för att skapa en meningsfull arbetsprodukt har utökats avsevärt. En FJA kvantifierar hur lång tid en arbetare tillbringar på en dator, och skiljer mellan sådana uppgifter som ordbehandling, kalkylblad, presentationer och andra funktioner. Att känna till denna information är avgörande för framgångsrik rekrytering.
Förändringar i arbetsflödet på ett fabriksgolv kan också ha en betydande inverkan på produktionsarbetarnas jobb. Modifieringar av hur inkommande råvaror paketeras kan till exempel öka eller minska tiden för att få in dessa råvaror i arbetsflödet. Om sådana ändringar sparar tid kommer bra chefer ofta att fördela tiden någon annanstans. Chefer som håller koll på sina avdelningars arbetsflöde med hjälp av FJA och interimsobservationer kommer i allmänhet att hantera dem mer effektivt.