En faktura kräver flera delar för att vara korrekt och professionell. Först och främst bör ordet ”faktura” placeras i stor stil högst upp i mitten av papperet.
Under detta och till vänster ska namn och kontaktuppgifter för företaget eller individen som faktureras anges. Detta inkluderar postadress om fakturan ska postas. Om dokumentet är skapat för frilansarbete kanske en postadress inte är nödvändig eller ens känd. I det här fallet bör e-postadressen eller annan relevant kontaktinformation anges.
Under namnet och kontaktuppgifterna för den person eller det företag som faktureras ska fakturan innehålla namn och kontaktinformation för företaget som fakturerar. Detta säkerställer att kunden eller kunden har den information som krävs för att skicka betalning. Återigen, om arbetet slutförs som frilansarbete och betalningen kommer att hanteras online, bör onlinebetalningsinformationen inkluderas i denna del.
Fakturan ska även innehålla information som förklarar vad räkningen gäller. Om det till exempel är för produkter bör det innehålla en lista över de varor kunden har köpt. Om fakturan avser tjänster ska det i dokumentet anges vilka tjänster som har utförts och under vilka förutsättningar.
Om tjänsterna avsåg ett projekt och betalningsbeloppet var en fast avgift som överenskommits i förväg, ska detta anges på fakturan. Om arrangemanget däremot var en timavgift bör antalet fakturerade timmar ingå. Det kan också vara fördelaktigt att ange de datum då tjänsterna utfördes. Längst ner ska det totala skuldbeloppet för tjänsterna eller produkterna anges. Denna del bör tydligt markeras som det totala beloppet för att undvika förvirring.
För att hjälpa till att hålla koll på fakturor och för att hjälpa kunden eller kunden att hålla reda på vad han eller hon har betalat bör dokumentet även ha ett nummer. Detta nummer ska finnas i det övre högra hörnet. Datumet då fakturan skickades ska också anges nära detta nummer.