Att utveckla en förståelse för syftet med en gapanalysrapport är vanligtvis det första steget i att skriva ett användbart dokument. En gapanalysrapport undersöker gapet mellan ett företags nuvarande tillstånd och dess mål. Denna information kan hjälpa en organisation att skissera en plan för att uppnå mål. Gapanalysrapporten granskar också enhetens historia för att avgöra hur den nådde sin nuvarande status. Detta kan hjälpa planerare att avgöra vilka metoder som är mest önskvärda för att göra förbättringar.
Det primära målet med att skriva en gapanalysrapport är vanligtvis att visa en förståelse för inverkan av varje element i organisationen. Detta är ett effektivt sätt att hitta individer, avdelningar och aktiviteter som hindrar genomförandet av organisationens mål. Även om det kan vara användbart att observera hur väl en del av organisationen fungerar i sig själv, är det övergripande syftet att avgöra hur var och en av dessa delar påverkar hela verksamheten.
I de flesta fall sammanställs en gapanalysrapport av ett team. Detta beror delvis på den mängd arbete som krävs för att göra en grundlig analys. Det är också ett bra sätt att säkerställa att rapporten inte speglar en individs synvinkel. Information för gapanalysrapporter kan samlas in via intervjuer, enkäter och granskning av register som till exempel inom områdena ekonomi och personal.
Ett av nyckelelementen i en gapanalysrapport är problemformuleringen. Detta är en sammanfattning av de mest pressande frågorna som hindrar organisationen från att uppnå sina mål. Dessa frågor kommer att införlivas i planen för att ge en utgångspunkt för att göra förbättringar.
Efter att informationen har samlats in kan en plan göras för att minska gapet mellan nuvarande och önskade tillstånd i organisationen. Några av de saker som kan övervägas när man gör denna plan inkluderar resurser som behövs, såsom pengar, tid och människor. Planen kan också beskriva vilka verktyg eller annat material som behövs och eventuellt hur de kan erhållas.
En gapanalysrapport kommer också vanligtvis att beskriva vilken process som bör följas för att organisationen ska nå sina mål. Detta kan inkludera tidslinjer, deadlines och mätvärden för att mäta framgång. En analys innehåller också ofta riktmärken för specifika mål så att framstegen blir enhetliga och konsekventa.
Vissa organisationer kommer att använda en annan typ av analys för att avgöra vilka åtgärder som ska vidtas för att överbrygga gapet. Detta är en undersökning av styrkor, svagheter, möjligheter och hot (SWOT) som är relaterade till ett visst företag och kallas en SWOT-analys. Genom att förstå dessa övergripande egenskaper hos företaget och orsakerna till gapet kan en omfattande plan för avancemang göras.