Ett företag som sysslar med försäljning till allmänheten, särskilt de som enbart är online, kan dra nytta av betalningsavstämning. Stegen för betalningsavstämning kan variera beroende på typ av verksamhet och typer av betalningar eller förfallna saldon. Ett företag som söker betalningar från konsumenter kan använda taktik som är något annorlunda än betalningar från företag till företag. Sådana steg kan inkludera matchning av fakturadata mot inkomst för att hitta avvikelser, kontakta dem som är skyldiga betalningar eller till och med stämma av fel med finansinstitut.
Många företag stämmer manuellt av alla betalningar som kommer från kunder eller andra källor. Detta kan ibland leda till att betalningar eller data försvinner, men det föredras fortfarande av de som inte vill investera i avstämningsprogramvara. Elektroniska betalningsavstämningssteg är utformade så att systemet automatiskt kan samla in och jämföra alla relevanta rapporter och skicka resultaten till rätt förvaltningsenhet.
När data väl har samlats in, innebär nästa betalningsavstämningssteg att datorprogramvaran eller personalen sorterar och tilldelar all data. Detta kan göras efter produkt eller affärsområde eller andra kriterier som bestäms av företagsägarna så att relevant data hålls samman. Sedan kan varje del eller samling av data tilldelas den relevanta medarbetaren som hanterar dessa uppgifter. Nästa steg inkluderar vanligtvis att överföra, antingen med programvaran eller manuellt, all denna data till ett kalkylblad eller annat sådant system så att det är lätt att granska alla insättningar och återkrav.
Kreditkortshantering kan också vara ett steg i vissa företags process för betalningsavstämning. Detta inkluderar transaktioner och kundernas namn, telefonnummer och adresser. Det är viktigt för de flesta företag att ha en mjukvara eller tredjepartshosting som kan hantera detta för att korrekt behandla betalningar och fånga kreditkortsinformation. Systemet kan då besluta för företaget om det ska skriva av de uteblivna betalningarna eller återföra dem.
De sista stegen kommer att kräva en del mänsklig interaktion enbart för att bedöma informationen som betalningsavstämningsprogrammet har producerat. Oftast är personalen generellt sett inte skyldig att undersöka något och ska bara agera utifrån den information som har lämnats. Dessa åtgärder kan inkludera att kontakta betalningsmottagare eller lämna in data för kvartalsgranskning. Om betalningar inte går att stämma av anses de vara enastående och i de flesta företag får de hög prioritet och kan allvarligt påverka affärs- och kundrelationer. Det är viktigt för företag att stämma av alla möjliga betalningar, men de flesta har en marginal för obetalda skulder inbyggd i sina budgetar.