Leverantörsregistrering är processen att samla in nyckelinformation från externa leverantörer av varor och tjänster och lägga in den informationen i ett system för att hantera relationen. Registreringssystemet som används är vanligtvis elektroniskt eller internetbaserat, men kan hanteras genom en pappersprocess. Registrering används som ett tröskelkrav för att skilja leverantörer som är kvalificerade leverantörer och de som inte är det.
Företag, institutioner och regeringar använder externa leverantörer för att tillhandahålla nödvändiga varor och tjänster som stödjer drift eller produktion. Leverantörer är en integrerad länk i leveranskedjan och kräver ledning. Som en extern part måste en leverantör granskas för att fastställa kvalifikationer och erfarenhet innan han kan anses vara en pålitlig leverantör.
Varje potentiell kund har sina egna operativa standarder som driver leverantörskvalificeringsprocessen. Vissa kunder kan hantera konfidentiell information eller interagera med högprofilerade kunder. Andra klienter kan hantera utsatta befolkningsgrupper som kräver licensiering eller bakgrundsgodkännande. Leverantörer måste uppfylla de standarder som satts av kunden eller kundens bransch, och efterlevnad av standarder måste ofta hanteras under loppet av relationen.
Registrering är ett av de första stegen i leverantörshantering. Det kräver att alla leverantörer som vill tillhandahålla varor eller tjänster tillhandahåller en standardtabell med information. Denna information granskas för fullständighet och överensstämmelse med krav och läggs in i ett system. Systemet görs sedan tillgängligt för kundens inköpspersonal eller andra anställda så att de vet vilka leverantörer som finns på den godkända listan för att lägga bud på möjligheter.
De flesta större institutioner och statliga enheter som använder ett stort antal leverantörer har ett officiellt registreringssystem på plats. Förenta nationerna och den amerikanska regeringen har till exempel portaler för leverantörsregistrering som är internetbaserade. Den som vill leverera varor eller tjänster till dessa enheter måste registrera sig via onlinesystemet. Registreringsprocessen gör det möjligt för dessa enheter att hantera sina relationer med tredje part, särskilt när det gäller kommunikation och efterlevnad.
En typisk leverantörsregistreringsprocess kräver leverantörens kontaktinformation. I ett enkelt registreringssystem kan kontaktinformation vara allt som behövs. Mer komplexa system som har integrerat initial granskning i processen kommer att kräva ytterligare input. Ett sådant system kommer också att begära bevis på säljarens kvalifikationer, inklusive tidigare erfarenhet, utbildning, licensiering och certifieringar, och kan begära att bevis bifogas eller skickas in som ytterligare dokumentation. En leverantör kan behöva tillhandahålla affärsreferenser och elektroniskt underteckna olika försäkringar.
Som en extra fördel kommer vissa leverantörsregistreringssystem också att tillåta leverantörer att ange områden av funktionellt intresse. Vissa större enheter har leverantörsmöjligheter inom ett brett spektrum av verksamhetsområden. Ett urval som görs under registreringen tillåter kunden att kategorisera leverantören och underlättar även segmenterad kommunikation. Kunden kan meddela en undergrupp av leverantörer när lämpliga möjligheter som passar deras specialområde uppstår.