Vad är Petty Cash?

De flesta företag kräver en liten summa kontanter till hands för vissa utgifter som kontorsmaterial och liknande. Detta brukar kallas småpengar, och ordet småpengar är en uttalsförvanskning av franskans petit, som betyder liten eller liten. Majoriteten av småföretagen har en småkassa på cirka 100 dollar (USD). Större företag, särskilt de som har många avdelningar, kan ha en betydande mängd av dessa kontanter som innehas av olika förvaringsinstitut.

Företagsägare kanske tror att det knappast skulle vara nödvändigt för den moderna verksamheten att ha småkassa, eftersom det är så lätt att använda saker som företagsbankomat eller kreditkort. Fördelen med kontanter är dock att alla anställda kan använda dem, medan företagskort tenderar att vara begränsade till högst ett fåtal användare. Småpengar räddar behovet av att ge fler anställda tillgång till kreditkort och maximerar antalet anställda som kan anställas för att göra ett ärende för att skaffa något litet till företaget.

Som med alla affärsutgifter måste småpengar spåras noggrant. När anställda använder den måste de tillhandahålla kvitton på sina inköp. Många företagare eller kontantdepåer måste också föra en loggbok över utgifterna. Alternativt registreras ibland pengar genom ett verifikationssystem. Människor kan göra små inköp med sina egna pengar och få ersättning genom att fylla i en kupong. Varje kupong är ett sätt att spåra utgifter för att se till att de går ihop.

Verksamheten att se till att pengarna räcker till är mycket viktigt. Att inte spåra var kontanterna går kan lätt leda till missbruk. Vanligtvis måste företag se till att beloppet av eventuella kvitton eller kuponger plus kontanter alltid motsvarar det totala tillåtna beloppet för småpengar. När kuponger eller kvitton börjar öka och kontanterna minskar, fyller företaget på kontantbeloppet och säkerställer att alla utgifter har registrerats i enlighet med den redovisningsmetod som används av företaget.

En annan sak som är viktig är att se till att kontanter förvaras på en säker plats. Kontanter är uppenbarligen osäkra när de lämnas på en öppen plats och bör förvaras i ett kassaskåp, en kassalåda eller något som en låst låda. Vanligtvis har en person tillgång till den och kallas vårdnadshavare. I vissa företag som butiker finns det en betydande mängd kontanter till hands, tillgängliga i register. Det är möjligt att småpengar kommer att förvaras i registret, eller så kan arbetsgivaren helt enkelt använda registermedel för små utgifter, lämna kuponger eller kvitton som gör att vem som helst kan balansera registermedlen jämnt när butiken eller registret stänger.