Inköpsorderhantering är en intern affärsredovisningsfunktion. Företag använder en inköpsprocess för att förvärva lager, operativa tillgångar och andra föremål som behövs för att producera varor eller tjänster. Inköpsorder representerar ett internt dokument som ger specifik behörighet för att köpa olika resurser. Större företag har vanligtvis en mer väldefinierad inköpsorderprocess än mindre företag. Stora företag skapar policyer för inköpsorderhantering för att säkerställa att anställda följer standardrutiner för denna process.
Företagsägare utser vanligtvis inköpsorderbehörighet till vissa personer i verksamheten. Företagsägare, direktörer och chefer på verkställande nivå tillåter ofta operativa chefer att godkänna inköpsorder för sin avdelning. Inköpsorder för betydande belopp i dollar, till exempel flera tusen dollar, är de enda inköpsorder som behöver en chefs auktorisering. Företagsägare och verkställande chefer delegerar denna förmåga för att säkerställa att företagets affärsverksamhet kan fortsätta utan överdriven tillsyn.
Företag kan använda ett inköpsorderhanteringssystem som kräver granskning av flera leverantörer eller leverantörer. Detta krav säkerställer att företaget får lägsta möjliga kostnad för ekonomiska resurser. Tillverknings-, produktions- och byggföretag använder vanligtvis ett bud/förslag inköpsordersystem. Ett bud/förslagssystem tillåter leverantörer och leverantörer att presentera ett företag med specifik information om inköp av ekonomiska resurser. Säljare och leverantörer kommer att beskriva kostnaden för varje artikel, tillgänglig leveransprocess och tid som krävs för att slutföra alla tjänster som anges i budet/förslaget. Denna process lindrar företaget från att göra stora mängder fotarbete i samband med förvärv av ekonomiska resurser.
Stora företag har ofta en inköpsavdelning som ensam ansvarar för att anskaffa resurser. Denna avdelning tar den auktoriserade inköpsordern och skickar den till leverantören eller leverantören. Inköpsavdelningen granskar tillgången på varor för att säkerställa att leverantören kan fullfölja alla avtalsförpliktelser på inköpsordern. Uppföljningsfrågor eller ändringar av inköpsordern kan skickas till verksamhetschefen för dennes godkännande. Inköpsavdelningen är helt enkelt en mellanhandsfunktion som hanterar beställningsprocessen i inköpsorderhanteringssystemet.
När varorna eller tjänsterna har tagits emot eller slutförts kommer leverantörer och leverantörer att skicka en faktura till företaget för att begära betalning. Detta startar den sista processen för inköpsorderhanteringssystemet. Fakturan granskas av företagets ekonomiavdelning. På bokföringsavdelningen ansvarar leverantörsreskontra för att granska inköpsorderpapper och utfärda betalningar. Många företag använder ett trevägsmatchningssystem. Leverantörsreskontran granskar den interna inköpsordern mot de mottagna pappers- och leverantörsfakturorna. Företag kommer bara att utfärda betalningar när alla tre pappersarbetet matchar. Bokföringstjänstemän kommer att ange informationen i företagets bokföringsprogram, skriva ut en check och låta en auktoriserad undertecknare skriva in emissionsbetalningen till säljaren.