Termen anbudsförslag används inom upphandlingsområdet för att beskriva svaret från potentiella leverantörer på en begäran om förslag (RFP). Det finns tre aspekter på varje anbudsförslag: företagsöversikt, svar på specifikationer och prissättning. Anbudsförslag är juridiskt bindande svar i en upphandlingsprocess. Det finns en hel del affärslagar kring kontrakt, offertförslag, anbudsförslag och villkor för acceptans. Ta dig tid att se till att ditt svar är korrekt och presenterar en lösning som kan slutföras lönsamt.
Formatet på ett anbudsförslag varierar kraftigt mellan olika branscher, men alla har samma grundläggande krav. Den viktigaste delen av varje anbudssvar är tidsfristerna. Alla anbudsförfrågningar har ett förfallodatum och en tid som tydligt anges i dokumentet. Eventuella svar som tas emot efter detta datum kan inte accepteras eller inkluderas i granskningsprocessen. Avtalslagstiftningen är mycket tydlig i denna fråga, och många företag har ställts inför domstol för att tilldela kontrakt till företag som lämnat in sitt anbudsförslag efter tidsfristen. Domarna beslutar undantagslöst till förmån för den målsägande som lämnat anbudsförslaget i tid och kan utdöma skadestånd utöver rättegångskostnader.
Den första delen av varje anbudsförslag är en översikt över företaget som svarar på anbudsförfrågan. Vanligtvis bör företaget inkludera bakgrund i branschen, belysa framgångsrika projekt av liknande storlek eller större, för att indikera en förmåga att möta företagets krav. Om företaget är börsnoterat ska detta inkluderas i bakgrundsdelen, tillsammans med länkar till pressmeddelanden, företagets hemsida och en lista över ledande befattningshavare.
Svarsdelen kommer att få mest uppmärksamhet från klienten. Som ett resultat bör det fokuseras på att uppfylla kraven punkt för punkt. Många företag använder strukturen i RFP för att formatera sitt svar, och korrelerar varje avsnitt för att göra jämförelsen lättare för kunden. Ytterligare styrkande dokumentation som krävs i svaret bör anges som bilaga och korrekt indexeras. Många företag inkluderar presentationen av svaret som en markerad post i utvärderingsmatrisen, vilket gör ansträngningen väl värd det för det svarande företaget.
Prissättning är vanligtvis en separat del av anbudsförslaget. Om det finns flera prissättningsalternativ, bör svaret tydligt ange det primära värdet, tillsammans med prissättningen för de olika alternativa lösningarna. Många köpekontrakt inkluderar en återkommande avgift, såsom licensiering eller årligt underhåll. Detta värde bör anges i det här avsnittet, med en tydlig indikation på längden på mandatperioden.
Eventuella restriktioner kring godkännande av anbudsförslaget ska ingå i svaret. Detta inkluderar tidslinjer för att acceptera erbjudandet, schemaläggning för början av arbetet, flexibilitet med resurser och andra frågor. Betalningsvillkor anges vanligtvis också i svaret, så att förhandlingsprocessen kan påbörjas.