En extern rapport är en term som används för att hänvisa till alla typer av organisationsrapporter som utarbetats med allmänheten i åtanke. Vanligtvis kommer innehållet som finns i dokumentet inte att inkludera information som anses vara proprietär, med endast data som anses vara acceptabel för offentlig konsumtion inkluderad i rapporten. Företag utarbetar vanligtvis dessa typer av rapporter som ett sätt att lämna ut relevant information till konsumenter och andra som är intresserade av företagens allmänna verksamhet.
Företag kommer vanligtvis att producera sina egna externa rapporter internt, även om det är möjligt att lägga ut denna funktion. Innehållet i rapporten kan variera genom att informationen i dokumentet kan vara en översikt över företagets verksamhet, inklusive vissa historiska data. Vid andra tillfällen kan den externa rapportens fokus innehålla information om affärsverksamhetens ekonomi. När så är fallet kan rapporten utarbetas av revisorer i det uttryckliga syftet att lämna ut uppgifterna till allmänheten. Den finansiella informationen som ingår i denna externa revisionsrapport kommer inte att innehålla något konfidentiellt, och all data som används för rapporten kommer att anses lämplig för offentliggörande av företagets ägare och operatörer.
Det finns flera skäl till varför ett företag skulle välja att utarbeta och släppa en extern rapport. Informationen anses vara offentlig, vilket gör det möjligt att ge tillräckligt med detaljer om företaget och dess verksamhet för att fånga intressets uppmärksamhet, inklusive potentiella investerare. Rapporter av denna typ kommer vanligtvis att innehålla data som branschanalytiker kan använda för att bedöma företagets aktuella status. Det är inte ovanligt att detaljer som hämtats från en extern rapport används som källmaterial för en artikel eller profil skapad av en affärsskribent.
Även om det inte finns något rätt sätt att förbereda en extern rapport, finns det några grundläggande överväganden som kan hjälpa till att förbereda ett sammanhängande och informativt dokument. Informationen bör ordnas på ett logiskt sätt, så att läsaren enkelt kan följa textens flöde. All data som anses vara konfidentiell eller äganderättsskyddad bör utelämnas från texten, såvida det inte finns en övertygande anledning att inkludera den informationen och det är osannolikt att den avslöjandenivån kommer att skapa några problem för verksamheten vid ett senare tillfälle. De flesta rapporter av denna typ kommer att arrangeras för att ange syftet med dokumentet i början av texten, vilket ger läsarna en förståelse för varför den externa tidningen finns och vad skribenterna hoppas att den ska åstadkomma.