Förändringssamordnarens primära roll är att koordinera flödet av dokument kring eventuella förändringar i ett pågående projekt eller stort system. För att bli framgångsrik i denna roll måste han eller hon vara detaljorienterad, tycka om att arbeta med komplexa projekt och ha utmärkta multi-tasking-färdigheter. Förändringsledning är processen för att kontrollera och hantera förändring, och denna position är avgörande i denna process.
Det finns inget specifikt utbildningsprogram för att bli förändringssamordnare. Istället kräver de allra flesta arbetsgivare att förändringssamordnaren har genomgått formell eftergymnasial utbildning inom ett närliggande område. Detta kan inkludera redovisnings-, affärs-, lednings- eller datorinformationssystem. Dessa program kan genomföras på antingen universitets- eller högskolenivå och tar vanligtvis tre till fyra års heltidsstudier.
De tre huvuduppgifterna för en förändringssamordnare är implementeringen av en förändringshanteringsprocess, utforma affärsprocessen för att stödja den och säkerställa efterlevnad. Detaljerna i processen kommer att variera, men det kommer alltid att finnas den person som begär ändringen, den projektledare som är ansvarig för att granska begäran och meddelandet till teamet om statusen för begäran. De flesta företag designar ett formulär i flera delar eller ett elektroniskt arbetsflöde för att hantera denna process.
Det finns två aspekter på förändringshantering som måste vara på plats för att den ska fungera korrekt: dokumentation av begäran och lämpligt godkännande. Dokumentationen för begäran måste innehålla den faktiska posten som ska ändras, affärsmässiga skäl för begäran och de förväntade fördelarna och riskerna som är förenade med begäran. All förändring måste ha en tydlig fördel, antingen genom att förbättra en process eller åtgärda ett problem.
Godkännandeprocessen är väsentlig i förändringshantering, och det är förändringssamordnarens ansvar att se till att alla förfrågningar godkänns av lämplig person. Genom att kräva godkännande från ledande personal måste alla önskemål förklaras för en medlem i ledningsgruppen, som kan ha ett annat perspektiv och se ytterligare risker eller fördelar. Dessutom minskar denna process risken för att personalen kommer att begära en förändring som minskar den interna kontrollen.
Att säkerställa efterlevnad är en viktig del av förändringssamordnarens roll. Han eller hon är ansvarig för att utfärda spårningsnummer för ändringar och granska projektplaner för att säkerställa att alla ändringsförfrågningar har ett nummer tilldelat dem. Dessutom är det viktigt att validera att godkännaren är ansvarig för det område som kommer att påverkas av ändringsförfrågan. Till exempel ska våningschefen inte kunna godkänna en ändringsförfrågan avseende det centrala ekonomisystemet, eftersom han eller hon inte är ansvarig för det området.