Även känd som kostnadsställen, kostnadspooler är grupper av associerade kostnader som alla relaterar till en specifik produkt eller tjänst på något sätt. Många företag och institutioner för högre utbildning använder sig av kostnadspoolen för att spåra utgifter relaterade till ett specifikt projekt eller avdelning. Tanken bakom poolen är att associera direkta och indirekta kostnader med en viss kostnadsdrivare, vilket gör det mycket lättare att bestämma det totala beloppet av utgifter som är involverade i driften av avdelningen, eller slutförandet av ett givet projekt.
Även om den exakta strukturen för en kostnadspool varierar, föredrar de flesta organisationer att skapa numeriska sekvenser som sedan kan tilldelas ett specifikt projekt. Ofta kommer den individuella kostnadspoolen att ha upp till tio siffror i sekvensen, med vissa grupper av dessa siffror som används för att relatera tillbaka till projektet. Till exempel kan de första fyra siffrorna i kostnadspoolen identifiera en specifik avdelning som arbetar med projektet, medan de nästa två identifierar själva projektet. De sista fyra siffrorna skulle hänföra sig till en specifik undergrupp av utgifter i samband med projektet, såsom kommunikationskostnader.
Skapandet av en kostnadspool gör det möjligt att snabbt koppla en utgift till rätt avdelning och projekt. Av denna anledning är det inte ovanligt att en företagskund förser en leverantör med ett specifikt kostnadsställe eller poolnummer att referera till på fakturan för de varor eller tjänster som tillhandahålls. Sekvensen av tecken som utgör poolen ger redovisningsavdelningen den information som krävs för att debitera kostnaderna tillbaka till den högra raden i redovisningen.
En kostnadspool kan användas för att spåra vilken uppsättning utgifter som helst. Till exempel kan en nationell försäljningsdirektör tilldela kostnadsställen eller pooler till var och en av försäljningsregionerna under hans eller hennes jurisdiktion, vilket gör det möjligt att dela upp divisionskostnader baserat på geografiskt område. Kostnadspooler kan också användas för att identifiera specifika grupper av utgifter relaterade till ett enskilt projekt, vilket gör det möjligt att enkelt identifiera hur mycket som spenderades på kontorsmaterial, vad som spenderades på telekommunikationsbehov som konferenssamtal och hur mycket av projektbudgeten som var spenderas på att genomföra konsumentundersökningar.
När den används på bästa sätt förenklar en kostnadspool redovisningsuppgiften avsevärt. Teckensekvensen gör det enkelt att koppla olika utgifter till ett givet projekt, utan att behöva lägga ner mycket tid på att undersöka hur avgiften ska tillämpas. Så länge redovisningsavdelningen vet vilket centrum som har tilldelats vilken avdelning eller projekt, är det möjligt att ta ut avgifterna snabbt och effektivt.