Ett arbetspaket är en komponent inom ett projekt som enkelt kan tilldelas en specifik medlem eller grupp av medlemmar i projektgruppen för bearbetning och slutförande. Ur detta perspektiv är det möjligt att definiera ett arbetspaket som ett mindre projekt som ingår i ett större projekt. Inom ramen för det större projektet kan flera olika dotterbolag eller mindre projekt eller paket tilldelas teammedlemmar som sedan fokuserar sin energi på att slutföra dessa uppgifter innan de förfallodatum som fastställts som en del av projektledningsprocessen.
Konceptet bakom arbetspaketet är att säkerställa att specifika komponenter i projektet slutförs enligt ett schema. När det är som bäst försöker detta tillvägagångssätt att matcha talangerna och förmågorna hos varje projektgruppsmedlem med de nödvändiga uppgifterna, en strategi som hjälper till att öka potentialen för att slutföra de väsentliga uppgifterna på ett sätt som är både lägligt och logiskt. När de tilldelas i en specifik sekvens med leveransdatum som också är ordnade enligt ett mönster, är möjligheten att bedöma projektets framsteg avsevärt lättare.
Medan den exakta sammansättningen av ett arbetspaket kommer att variera beroende på projektets karaktär, kommer de flesta att innehålla en utvald grupp av komponenter och specifikationer. Teammedlemmen eller medlemmarna som tilldelats paketet kommer att få specifika start- och slutdatum för att hantera uppgifterna som ingår i paketet. Beskrivningar av de uppgifter som tilldelats som en del av arbetspaketet tillhandahålls också, inklusive råd om eventuella resurser som kan hjälpa till att slutföra dessa uppgifter. Varje paket tilldelas ofta en specifik typ av kontonummer, känt som ett kostnadsställe. Kostnadsställena gör det enklare att spåra kostnaderna för det övergripande projektet, och ser till att kostnaden ligger inom det budgeterade beloppet. Konfigurationen av ett kostnadsställe kan inkludera projektnumret tillsammans med en alfanumerisk sekvens som är unik för varje arbetsprojekt, ett tillvägagångssätt som ytterligare hjälper till att hålla redovisningen av kostnader korrekt.
Flera fördelar kan uppstå genom att använda ett arbetspaket till ett projekt. Att tilldela specifika uppgifter eller grupper av uppgifter till rätt gruppmedlemmar ökar chanserna att hålla projektet på mål för att slutföras inom den tillåtna tidsramen. Att göra specifika individer ansvariga för slutförandet av dessa uppgifter kan också bana väg för att odla ledarskapsförmåga bland teammedlemmarna, vilket i sin tur möjliggör utveckling av medarbetarna. Teammedlemmar kan också känna sig mer kopplade till ett projekt om de tilldelas ett arbetspaket, eftersom deras insatser kommer att ha en direkt effekt på resultatet av projektet. När så är fallet kommer medlemmarna sannolikt att känna en större grad av lojalitet till både projektet och teamet, vilket kan komma väl till pass om oförutsedda komplikationer skulle uppstå någon gång under projektets gång.