Överensstämda kopior är exakta kopior av ett dokument som förbereds när det inte är möjligt att helt enkelt kopiera en kopia av originaldokumentet. Detta gör i huvudsak den överensstämmande kopian till en återskapande av originalet. För att vara denna typ av kopia måste dokumentet innehålla alla delar av originalet, utan ändringar i ordalydelse eller struktur, oavsett hur små eller obetydliga ändringarna kan framstå.
En överensstämmande kopia kan användas i ett antal fall. Domstolssystem tillåter användning av sådana handlingar och använder dem ofta för arkiveringsändamål. När så är fallet är kopian maskinskriven och konstruerad exakt som originalet. Dessutom kommer eventuella noteringar som är handskrivna i marginalerna också att inkluderas i dokumentet. En domstolstjänsteman kommer att jämföra kopian med originalet för att säkerställa att alla aspekter av de två dokumenten är lika, inklusive eventuella datum. Om en domares underskrift finns på originalet, kan domaren även underteckna den överensstämmande kopian eller så kan domarens namn skrivas in och dateras i lämpliga fält. När jämförelsen är klar och expediten fastställer att dokumenten är speglar av varandra, stämplas kopian och tilldelas ett inlämningsdatum.
Även företag använder sig av detta format. Detta är ofta fallet när flera avdelningar behöver tillgång till kontrakt och andra viktiga dokument. De undertecknade originaldokumenten förvaras vanligtvis på en säker plats, medan en eller flera överensstämmande kopior görs tillgängliga för allmänt bruk mellan de olika avdelningarna inom organisationen. Detta tillvägagångssätt säkerställer att det alltid finns en kopia av det undertecknade originaldokumentet till hands, men ger utbredd tillgång till villkoren för ett visst dokument för dem som behöver denna information för att hjälpa kunder eller på annat sätt utföra sina arbetsrelaterade uppgifter.
Samma person som tjänstgjorde som undertecknare på originalhandlingen kan underteckna en överensstämmande kopia. Om detta inte är möjligt eller praktiskt kan personens namn skrivas in i signaturfältet. På samma sätt är det möjligt att bestyrka eller attestera en överensstämmande kopia. Denna åtgärd anses dock vanligtvis vara onödig.