En anbudsinbjudan är en begäran från en byrå, organisation eller företag om att leverantörer ska lämna anbud för att slutföra ett projekt eller möta pågående leveransbehov. Varje bud bör innehålla en detaljerad uppdelning av vad som kommer att tillhandahållas och till vilken kostnad. Vanligtvis vinner det lägsta budet, även om andra faktorer kan spela en roll i processen för att bestämma hur ett kontrakt ska tilldelas. Anbudsinbjudningar finns ofta listade i tidningar och på offentliga anslagstavlor, och kan även erhållas via en organisations kontor.
Även känd som en inbjudan att bjuda, ber denna begäran helt enkelt om prisinformation. Detta skiljer sig från en begäran om förslag, där dokumentet innehåller en diskussion om vad som behövs och uppmanar leverantörer att inte bara ge en prisuppskattning, utan också diskutera hur de kommer att möta ett behov. I förfrågningar om förslag tillåts ett större prissättningsutrymme, eftersom en anbudsgivare kan visa att en dyrare metod har långsiktiga fördelar eller att den är mer kapabel att möta behovet än en annan leverantör.
Inbjudan till anbudsprocessen är ofta förseglad. Anbudsgivare får dokumentation om specifikationerna och har en bestämd tidsperiod på sig att lämna anbud. På ett givet datum och tid öppnar personalen alla bud på en gång, registrerar relevanta detaljer och bestämmer vilken budgivare som ska få kontraktet. När det gäller statliga myndigheter är denna information öppen för allmänheten och alla säljare kan begära att få se buden, inklusive det vinnande budet.
I de fall kontraktet inte går på det lägsta budet beror det oftast på oro för säljarens förmåga att leverera. En budinbjudan kan vara misstänkt låg eller så kan den komma från ett företag med dåligt rykte. Särskilt statliga myndigheter kan inte göra affärer med leverantörer i vissa länder eller associerade med särskilda regimer, och kan därför avslå ett till synes rimligt bud om det finns etiska eller politiska problem. Om det lägsta budet förkastas måste byrån tillhandahålla en solid anledning för att undvika anklagelser om favorisering eller diskriminering.
Det är viktigt att läsa igenom en inbjudan till bud mycket noggrant. Företag som är bekanta med processen kan ha personal som fokuserar på att granska alla öppna förfrågningar, hitta sådana som skulle passa bra för företaget och förbereda bud. Dokumentationen ska följas exakt och anbudet ska vara fullt och fullständigt. Om det finns ett fel i anbudsinfordran behöver företaget åtgärda det så snabbt som möjligt, eftersom anbudet kan vara grund för ett kontrakt och ett misstag kan bli mycket kostsamt.