De grundläggande delarna av redovisning av ideella ändamål utgörs av intäkter i form av donationer och utgifter som hänför sig till välgörenhetsprogram och tjänster. Till skillnad från ett vanligt företag, producerar eller säljer en ideell inte en produkt, inte heller har den ett lager eller beräknar kostnaden för sålda varor. Istället handlar redovisningssystemet för en ideell verksamhet om inkomstkällor, restriktioner för användning av medel och den kategoriska fördelningen av utgifter mellan direkta och indirekta programkostnader.
En ideell verksamhet är en verksamhet utan vinstsyfte. Dess operativa syfte är att tillhandahålla en offentlig tjänst. Även om en ideell verksamhet juridiskt sett är ett företag och verkar i ett finansiellt landskap som har samma drag som ett vanligt vinstdrivande företag, är redovisningsingångarna annorlunda. Istället för produkter har den program. Donationer ersätter försäljningen på böckerna i inkomstslaget. Tillgångar och skulder kan se likadana ut i båda fallen, men ideella organisationer har ofta restriktioner för tillgångar och specialiserade villkor för skulder som gör att de behandlas eller värderas olika i finansiella rapporter.
Den grundläggande distinktionen vid redovisning av ideella ändamål är inkomstkällor. En vanlig ideell organisation har inkomster från individuella donationer, bidrag från stiftelser och företag samt bidrag och kontrakt från statliga myndigheter. Den kan samla in programavgifter och ta lån. Det viktigaste redovisningsproblemet är de restriktioner som läggs på dessa inkomstkällor som måste föras korrekt i bokföringen.
Ideella inkomster är antingen begränsade eller oinskränkta. Inkomst som är begränsad innebär att den endast kan användas för att täcka angivna utgifter eller för anvisade ändamål. Till exempel kommer ett bidrag från en stiftelse vanligtvis att komma med ett kontrakt som begränsar användningen av medlen till direkta utgifter för ett program som körs under innevarande år. Detta innebär att medlen inte kan överföras till ett annat program, användas för att betala allmänna omkostnader eller användas för att täcka budgetunderskott från ett tidigare år. Redovisning för ideella organisationer måste ta hänsyn till alla dessa begränsningar och på ett korrekt sätt fördela inkomster till utgifter som den lagligen kan täcka.
Vidare är ideella utgifter ofta begränsade av de begränsningar som läggs på inkomstkällor. Exempelvis kan ett statsbidrag för ett program föreskriva att högst två procent av det totala beloppet får användas för programrelaterade resekostnader. Statliga bidrag begränsas ibland från att helt och hållet täcka vissa typer av utgifter när den aktuella jurisdiktionen förbjuder offentliga medel att spenderas på vissa sätt, till exempel på särskilda typer av medicinska behandlingar. Den mest problematiska begränsningen av utgifter vid redovisning av ideella organisationer gäller hur mycket programpengar som kan avsättas till administrativa eller indirekta utgifter. Många bidrag sätter en maximal procentsats som kan styras till dessa typer av utgifter, vilket måste övervakas som en del av redovisningssystemet.