Löneregister är papperskopia eller elektroniska dokument som registrerar alla avdrag som är kopplade till en viss löneperiod. Den detalj som ingår i ett löneregister gör det möjligt att bekräfta hur bruttolön och löner beräknas, vilka typer av avdrag som görs för varje anställd på lönelistan samt storleken på varje avdrag. Ett löneregister är normalt uppbyggt i ett format med flera kolumner, vilket gör det enkelt att förstå data utan större problem.
I löneregistret registreras eventuella skatteavdrag som görs på bruttolönen. I de flesta länder kommer registret att inkludera mängden federala skatter som hålls in från lönen för den perioden. I händelse av att andra federala avdrag görs, till exempel för ett nationellt hälsosystem eller någon typ av statligt sponsrat pensionsprogram, listas dessa siffror också som rader. När statliga eller lokala skatter också bedöms av dessa jurisdiktioner, håller arbetsgivare normalt inne dessa belopp på uppdrag av den anställde och listar även dessa siffror i bokföringslöneregistret.
Tillsammans med skatter kommer ett löneregister också att lista alla andra tillämpliga avdrag. Till exempel, om den anställde av någon anledning är föremål för utmätning, anges det beloppet som ett avdrag från bruttolönen. I situationer där den anställde använder sig av direktinsättning för att placera en del av sina inkomster på ett sparkonto, kommer den detaljen också att visas. Om den anställde har fått förskott på lön eller lön kommer varje utbetalning på det förskottet att synas som ett avdrag i registret.
Rader som avdrag för olika förmåner som arbetsgivaren erbjuder kommer också att synas i löneregistret. Till exempel, om arbetsgivaren tillhandahåller sjukförsäkring där den anställde betalar en procentandel av premien, registreras avdraget för den procentsatsen på löneregistret. På samma sätt, om den anställde gör bidrag till någon typ av pensionsprogram som erbjuds av arbetsgivaren, kommer dessa avdrag också att visas som rader på dokumentet.
Idag kan bokföringsprogram som används för att bearbeta löner normalt generera ett löneregister när lönelistan är klar för önskad period. Dessutom gör mjukvaran det möjligt att generera en registerrapport för vilken period som helst. Detta innebär att rapporten kan täcka en enskild löneperiod eller sammanställa data som är relevanta för en hel månad, kvartal, halvårsperiod eller årsperiod lika lätt. Möjligheten att enkelt skapa ett register för vilken varaktighet som helst kan vara särskilt användbart under revisioner, såväl som när tjänstemän vill titta närmare på kostnaderna för löner, löner och förmåner under en längre tidsperiod.