Fakturahantering är en intern affärsfunktion som ansvarar för att hantera dokument från leverantörer eller leverantörer. Fakturor representerar ett källdokument i bokföringen. Källdokument beskriver specifik information om en finansiell transaktion. Leverantörer tillhandahåller vanligtvis externa tjänster som underhåll, verktyg, kontorsmaterial eller reklam till företag. Leverantörer representerar företag som förser företag med ekonomiska resurser. Ekonomiska resurser inkluderar de råvaror och direkt arbetskraft som behövs för att producera konsumtionsvaror eller tjänster. Företag använder fakturahanteringsprocesser för att säkerställa att leverantörer och leverantörer får betalning i tid.
En vanlig fakturahanteringsprocess är trevägsmatchningssystemet som finns i leverantörsreskontrafunktioner. Inköpsorder representerar företagets interna information som ger individer specifik behörighet att köpa varor från leverantörer eller leverantörer. Två kopior av inköpsorder finns vanligtvis i ett företag. En skickas till säljaren eller leverantören och en behålls på företagets ekonomiavdelning. Detta dokument kommer in i bilden senare under fakturahanteringsprocessen.
Företag som använder programvara för affärsteknologi kan använda elektroniska kopior av inköpsorder. Istället för att behålla en papperskopia i en fil kan företag skanna denna information till en serverdatabas. Detta tillåter individer att granska eller hämta inköpsordern efter behov. Affärsprogramvara kan också öka noggrannheten i inköpsorderinformationen.
Det andra dokumentet i hanteringssystemet för trevägsmatchningsfakturor är mottagningssedeln. Mottagningsbiljetten och indikerar att alla varor eller tjänster mottagits av företaget enligt inköpsordern. Att ta emot biljetter ansvarar vanligtvis för företagets lager eller administrativ personal. En kopia av inköpsordern och mottagningsbeviset skickas till bokföringen för att slutföra fakturabetalningen.
Många leverantörer och leverantörer erbjuder kunderna 30 dagar på sig att betala innan de utvärderar avgifter och räntor på obetalda saldon. Leverantörstjänstemän kommer att lämna in mottagningssedeln och inköpsordern i en utestående fil. Efter att ha tagit emot säljarens slutfaktura med begäran om betalning, kommer betalningstjänstemannen att matcha alla tre dokument för att säkerställa att informationen stämmer. Att matcha varje dokuments information är kärnan i det trevägsbaserade fakturahanteringssystemet. Företag betalar sällan leverantörer eller leverantörer om dokumenten inte stämmer överens. När leverantörsreskontraprocessen är klar kommer tjänstemännen att klippa en check för fakturan, begära signatur från ägaren eller lämplig chef och skicka checken.
Företag kan använda skräddarsydda fakturahanteringssystem. Företagsägare och chefer kommer att utveckla ett system som bäst stödjer deras backoffice och redovisningsfunktioner. Större organisationer som får flera hundra fakturor varje månad kan önska sig ett enklare system än trevägsmatchningen. Fakturahantering kräver inte att alla företag använder samma system.