En volontärsamordnare övervakar volontärernas aktiviteter på en mängd olika platser. Han organiserar och leder inte bara aktiviteter och uppgifter utan förväntas också ge utbildning, vägledning och inspiration. Tjänsten kan vara heltid, men i vissa organisationer kan det vara säsongsbetonad eller deltid om volontärer endast behövs för speciella projekt. Tjänsten kan avlönas eller utföras på frivillig basis, även om det förra är vanligare, särskilt om samordning av frivilliga på heltid krävs.
Till skillnad från en arbetsledare eller samordnare med ansvar för tjänstemän, är en frivilligsamordnare ansvarig för oavlönade arbetare. Detta kräver ett känsligt förhållningssätt och motiverande attityd eftersom volontärer inte är skyldiga att utföra ett jobb och inte har något att förlora om de bestämmer sig för att sluta. Ett undantag från detta är om volontärarbetet har ålagts av en domstol som samhällstjänst utförd i stället för att betala böter.
Eftersom volontärer vanligtvis kommer från olika bakgrunder och etniciteter, är multi-nivå och multikulturell kommunikationsförmåga absolut nödvändig för framgången för en volontärsamordnare. Att veta hur man motiverar och övervakar olika personlighetstyper är ett måste. Effektiva och kreativa konfliktlösningsfärdigheter är också viktiga för att upprätthålla en vänlig atmosfär och främja gemenskapsanda i arbetet mot ett gemensamt mål.
Innan ledning av en grupp volontärer sätts igång träffar volontärsamordnaren vanligtvis organisationsledarna bakom projektet för att tydligt definiera målen för volontärprojektet eller programmet. Dagliga eller veckovisa framstegsrapporter krävs ofta för att övervaka volontäraktiviteter och se till att målen uppnås i tid. Ibland arbetar flera volontärsamordnare för samma organisation i olika kapacitet. Det är fördelaktigt om de regelbundet kommunicerar och stöttar varandra.
Om frivilliga med mandat från domstol är inblandade måste volontärsamordnaren fylla i lägesrapporter för domstolarna. Ibland kan samordnaren uppmanas att ge muntliga eller skriftliga kommentarer om volontärens prestation, attityd eller arbetsmoral. Domstolar kräver normalt också att de underrättas om volontärer misslyckas med att utföra eller visar olämpligt beteende som volontär.
Volontärsamordnare interagerar med många byråer och företag i samhället för att avgöra vilka som är i störst behov av volontärhjälp. De träffar företagsrepresentanter för att utveckla lämpliga program och skapa utbildnings- och implementeringsscheman som är tillgängliga för volontärer och företag. Det är ofta nödvändigt att samordna med andra frivilligorganisationer för att undvika överlappande aktiviteter.
Om en person väljer en karriär som volontärsamordnare är det önskvärt att ha en kandidatexamen i human service eller sociologi. Bakgrund som volontär eller i volontärprogramledning är också till hjälp. Erfarenhet av att tala inför publik, datordrift och datarapportering och analys betraktas alla som tillgångar för blivande volontärsamordnare.