Hårda kostnader är de som representeras av köp av en materiell sak. Detta kan innefatta sådana föremål som utrustning, fastigheter och förnödenheter. Dessa typer av kostnader anges ofta separat från sina motsvarigheter, mjuka kostnader, eftersom de kan ge köparen olika skattealternativ.
Pengar som spenderas på nödvändiga fysiska föremål, såsom ägd mark, utrustning, maskiner och ägda byggnader, anses vara hårda kostnader. Utrustningen kan vara allt som behövs för att driva ett företag, vare sig det är en dyr tillverkningsmaskin, en kopiator, kontorsmöbler eller en kaffekanna för pausrummet. I en evenemangsanläggning kan sådana utgifter inkludera inköp av föremål som bord, stolar, sängkläder och serveringsfat. För ett landskapsarkitekturföretag kan dessa kostnader inkludera gräsklippare, kantskärare och andningsmasker för besättningen.
Basmaterial eller färdiga varor som hålls i lager mot framtida försäljning kan också kategoriseras som hårda kostnader. I en tillverkningsmiljö kan detta innefatta fästelement och substrat som regelbundet används för att tillverka de produkter företaget säljer, såsom plast, metall, trä eller papper. I en återförsäljningsmiljö betyder detta vilka varor som än är listade i företagets katalog eller lätt tillgängliga i ett butiksutrymme. Till exempel skulle ett företag som trycker gratulationskort ha hårda kostnader förknippade med tryckpressarna och med bläck och papper som används för att göra korten. Ett företag som säljer gratulationskort skulle ha svåra kostnader förknippade med själva korten, och även med fixturerna som används för att visa korten och registren som används för att ringa upp försäljningen.
Motsvarigheten till en hård kostnad är en mjuk kostnad. Mjuka kostnader omfattar inte materiella föremål som ägs av företaget; de inkluderar löner, utgifter för allmännyttiga tjänster, hyresbetalningar och kapitalkostnader. Om företaget äger eller köper sin byggnad genom bolån anses köpeskillingen eller betalningen av bolånen vara en hård kostnad. Om det hyr byggnaden är dessa betalningar mjuka kostnader.
Kapitalhårda kostnadsposter kan fördelas och skrivas av i finans- och skatteredovisning. Avskrivningstakten, tidsramen under vilken företag kan göra anspråk på skattelättnader och den lägsta kostnad som krävs för att kvalificera en artikel för avskrivning varierar beroende på den styrande jurisdiktionen. Företagen skriver regelbundet av på föremål med höga dollarvärden, såsom maskiner, byggnader och fordon, men inte på billiga föremål, såsom kaffekannor eller uppläggningsfat. Hårda kostnader som är förbrukningsmaterial, såsom papper till kontorsskrivaren, får inte skrivas av.
Individer har både hårda kostnader och mjuka kostnader. Att köpa ett hem eller en dammsugare skulle anses vara en hård kostnad. Att betala en elräkning eller hyra en film skulle vara en låg kostnad.