En samhällsutvecklingsrapport är en skriftlig redogörelse för de framsteg som gjorts för ett specifikt samhälle. För att skriva en korrekt rapport är det nödvändigt att inkludera viss information som finansiering, projekt och planer. Detta är en möjlighet att visa investerare och samhällsmedlemmar vad som har hänt i samhället där projektet äger rum. Mätningar och bilder kan inkluderas för att bevisa de positiva effekter utvecklingen har haft på samhället.
Grundläggande information bör ingå i en samhällsutvecklingsrapport. Detta inkluderar författarna, datumet och förlaget. Nästa avsnitt bör vara en introduktion till samhällsutvecklingsprojektet för dem som inte är bekanta med det. En kort översikt över projektet räcker i detta avsnitt. Detta är i grunden en allmän vem, vad, när, var, varför och hur av det övergripande utvecklingsprojektet.
Nästa del av samhällsutvecklingsrapporten ska titta på vad som har hänt sedan utvecklingsprojektet startade. Detta bör inkludera alla projekt som har slutförts och de steg som togs för att slutföra dem. Färdiga projekt bör vara detaljerade om de personer som är involverade i att slutföra dem. Projekt som för närvarande äger rum bör också beskrivas i detalj, liksom deras beräknade slutdatum.
Författare av samhällsutvecklingsrapporten bör inkludera ett avsnitt om var finansieringen kom ifrån och var den har tagit vägen. Information bör inkluderas om företag och individer som donerat samt eventuella statliga eller samhälleliga bidrag som har mottagits. Detta bör vara ett skriftligt avsnitt men kan också innehålla visuella hjälpmedel som stapeldiagram och cirkeldiagram för att lägga till överklagande och läsbarhet till rapporten. Mätningar kan inkluderas i detta avsnitt, till exempel hur samhället har förbättrats ekonomiskt sedan projektets början. Förbättring av företagsförsäljning i samhället är till exempel ett sätt att se på mätning och rapportera det till andra.
Att avsluta en samhällsutvecklingsrapport bör ge läsaren en klar och helhetsbild av projektet. Att inkludera före- och efterbilder av olika projekt kan vara ett användbart sätt för läsare att till fullo förstå utvecklingen av samhället. Ytterligare ett avsnitt i slutet av samhällsutvecklingsrapporten bör tala till läsarna om planer för framtiden. Detta bör innehålla information om var framtida finansiering kommer ifrån och vart den kommer att gå.