Ett inköpskontor eller en inköpsavdelning är vanligtvis organiserad inom finansportföljen för ett stort företag eller organisation. Det finns två organisatoriska strukturer som används för upphandling: centraliserad och anläggningsspecifik. I ett centraliserat inköpskontor hanteras alla inköpsförfrågningar och aktiviteter av en central administrativ grupp. I en anläggningsspecifik struktur har varje fysisk anläggning ett eget inköpskontor.
Inom den centraliserade upphandlingen finns det vanligtvis fem roller: inköpare, inköpsansvarig, inköpschef, direktör och inköpsanalytiker. Alla fem medlemmarna i ett inköpsteam tillhandahåller tjänster till varje avdelning inom organisationsstrukturen. Avdelningsanvändare kan skicka in sina inköpsförfrågningar elektroniskt eller via telefon, fax eller e-post. Det centrala upphandlingskontoret är utformat för att hantera kundens krav, samtidigt som det säkerställer att upphandlingspolicyn efterlevs.
För att kvalificera sig för en position inom upphandling måste alla kandidater fylla i ett lägsta högskolediplom i affärer eller inköp. Professionell inköpspersonal har vanligtvis en professionell beteckning, till exempel Certified Procurement Professional (CPP). I den centraliserade modellen är köparen en nybörjarposition. Inköpsansvarig och analytiker är båda professionella befattningar, där inköpschefen har tillsynsansvar. Upphandlingsdirektören sätter den strategiska riktningen och är involverad i högvärdeförhandlingar.
I en anläggningsspecifik struktur är den högst rankade personen på kontoret vanligtvis en inköpschef. Varje inköpsansvarig kan ha en eller två inköpare och flera inköpare i personalen. Det totala antalet anställda beror på anläggningens storlek och inköpsvolymen. Inköpscheferna rapporterar vanligtvis till ekonomichefen eller controllern inom anläggningen eller anläggningen.
Oavsett organisationsstruktur är inköpspersonalens primära uppgift att hitta bästa möjliga kombination av pris, kvalitet och service. Varje medlem av kontoret förväntas ge service till sin kundgrupp, förstå krav och kommunicera med leverantörsgemenskapen. Att hitta de bästa leverantörerna och slutföra en inköpsorder innebär en rad steg utformade för att säkerställa en öppen, rättvis process.
Inköpsanalys är i första hand en central funktion och kan organiseras som ett finansiellt tjänsteansvar. Den här personen skapar rapporter för att spåra utgiftsaktivitet mot kontrakt, allmänna utgifter och säkerställa efterlevnad av policy. Ytterligare utbildning i statistik och datahantering krävs ofta i denna roll. Dessa rapporter tillhandahålls normalt till den högsta ledningen, både för att spåra faktiska utgifter och för att övervaka inköpskontorets prestationer.