Begäran om information, eller RFI, är en vanlig affärsstrategi som är utformad för att möjliggöra för potentiella kunder att samla in data om de tjänster och support som erbjuds av olika potentiella leverantörer. Det exakta formatet på dokumentet kommer att variera, baserat på typen och djupet av information som kunden önskar få. Ofta är en begäran om information ett enkelt fråge- och svarsdokument som kräver mycket enkla svar, vilket gör att kunden kan skicka förfrågan till flera leverantörer och enkelt jämföra svaren.
Även om begäran om information delar vissa egenskaper med begäran om förslag eller RFP, tenderar kunder att använda RFI som ett sätt att samla in grundläggande data som förberedelse för att bestämma vilka leverantörer som kommer att väljas ut för att få en inbjudan att lämna in ett formellt förslag. Den typiska RFI ger inte mycket bakgrund till kunden, och tenderar att fokusera mer på allmänna affärspraxis, utbudet av varor och tjänster som är tillgängliga från leverantören, och ibland den standardiserade publicerade prissättningen. Däremot kommer RFP vanligtvis att gå längre än denna grundläggande information, tillhandahålla ytterligare data om kunden, begära prissättning baserat på volymanvändning och bjuda in leverantörerna att svara med lösningar på kundens specifika behov.
Ur detta perspektiv kan begäran om information ses som ett sätt att samla in information som sedan utvärderas och används för att fastställa nästa steg i processen. Om tanken är att så småningom söka efter leverantörer för upprättande av ett långsiktigt avtalsarrangemang, kan kunden skicka ut RFI:n till flera företag som erbjuder de önskade basprodukterna. När alla svar har tagits emot, jämför klienten sedan fördelarna med varje svar, och så småningom minskar listan över RFP-kandidater till ett fåtal utvalda. Vid den tidpunkten uppmanas leverantörer som framgångsrikt klarat detta preliminära skede att lämna in ett förslag, vanligtvis med hjälp av en begäran och ett specificerat format som tillhandahålls av den potentiella kunden.
En förfrågan om information kan också användas som en grundläggande affärsprocess för att utvärdera potentiella leverantörer där inga långsiktiga avtal är praktiska. I detta scenario tjänar RFI syftet att identifiera leverantörer som erbjuder de mest konkurrenskraftiga standardpriserna för varor och tjänster som kunden kan behöva då och då. Till exempel kan ett lokalt företag skicka ut en RFI till alla lokala kontorsbutiker som ett sätt att ta reda på vilken som har lägst pris på allmänna kontorsmaterial, vilka som erbjuder volymrabatter om en beställning är över ett visst belopp, och som levererar beställningar med eller utan fraktavgift. Uppgifterna sparas, vilket gör att det lilla företaget kan fatta beslut om var de ska köpa kontorsmaterial när behovet uppstår.