En konfidentiell anställd är varje individ som är anställd hos ett visst företag och som ges tillgång till proprietär information om arbetsgivarens relationer med andra anställda på företaget. Ursprunget till termen finns i lagarna i delstaten Kalifornien i USA, närmare bestämt Higher Education Employer-Employee Relations Act, eller HEERA, som antogs 1984. Även om det inte är anställd i alla affärskulturer finns det vanligtvis anställda i alla företag som passar den grundläggande profilen för en konfidentiell anställd, med individer som är anställda i mänskliga resurser som ett av de mest uppenbara exemplen.
En konfidentiell anställds ansvar innebär vanligtvis tillgång till information som inte görs tillgänglig för anställda i allmänhet. Till exempel kan en avdelningschefs administrativa assistent ha information om de arbetsledare som rapporterar till avdelningschefen som inte delas med andra avdelningar eller till och med andra anställda inom samma avdelning. På samma sätt kan en projektledare ges tillgång till uppgifter om anställda som valts ut för att delta i projektgruppen som annars enbart skulle förbli i personalavdelningens besittning. Omfattningen av data som delas är ofta jobbrelaterad, även om informationen i vissa länder också kan vara personlig till sin natur, särskilt när säkerhet är ett problem.
Alla uppgifter som lämnas till en konfidentiell anställd anses vara på basis av behov att veta. Användningen av informationen är ofta begränsad till specifika uppgifter, med instruktioner om att endast dela data med andra som också behöver informationen för att framgångsrikt slutföra uppgifter som tilldelats dem. En konfidentiell anställd kommer sannolikt att veta mycket om pågående sammanslagningar eller andra viktiga händelser i företagets liv innan andra anställda görs medvetna om dessa aktiviteter, och förväntas vara tyst tills ägarna väljer att göra ett offentligt tillkännagivande.
En av de viktigaste egenskaperna som alla konfidentiella medarbetare måste ha är förmågan att hantera proprietär information diskret och i enlighet med företagets policy. Det innebär att information som erhålls om en medlem i arbetsstyrkan inte delas med någon annan som inte behöver den informationen för att kunna utföra sina uppgifter. Underlåtenhet att skydda anställdas integritet betraktas som ett brott mot sekretess och kan leda till omedelbar uppsägning. Beroende på tillämpliga lagar som gäller i en viss nation eller annan jurisdiktion, kan den anställde som delade äganderättsinformationen till obehöriga personer också bli föremål för straffrättsliga eller civilrättsliga åtgärder som ett resultat av överträdelsen.