Småpengar är en liten summa pengar ett företag kommer att ha till hands för immateriella utgifter. Småkassaavstämning är processen att titta på kvitton för småkassutgifter och matcha summan tillbaka till det ursprungliga kontantbeloppet. Stegen inkluderar ofta att granska individuella småpengarförfrågningar, analysera kvitton för spenderade pengar, balansera kontanterna, bokföra journalanteckningarna och fylla på pengarna. Bokföringsavdelningen hanterar vanligtvis dessa uppgifter, även om små företag kan lita på ägare eller en sekreterare.
De flesta företag kräver att anställda fyller i ett litet dokument eller begär småpengar. Detta kan behöva ledningsgodkännande så att företaget undviker att ge ut pengar för icke-affärsändamål. Detta hjälper också revisorer att spåra vem som har småkassa och följa upp dessa personer för att säkerställa att pengarna inte stjäls av den anställde. Småkassan kommer också att gå tillbaka till revisorn tillsammans med överblivna kontanter och inköpskvitto för småkassavstämningen.
Revisorer måste noggrant analysera kvittonen när de går igenom småkassaavstämningen. Detta gör att revisorer kan upptäcka om pengarna användes på ett felaktigt sätt eller att de köpta varor inte behövdes av företaget. Den grundläggande processen för att stämma av individuella kvitton är att matcha den initiala begäran om medel med de överblivna kontanterna och kvittot. När det är klart kommer revisorn sedan att stämma av hela småkassan.
Småkassaavstämningen innebär att man tar startsaldot för kassan och subtraherar de totala utgifterna baserat på de returnerade kvittonen. Revisorn kan sedan lägga ihop de kontanter som för närvarande finns i lådan och jämföra dessa med den beräknade siffran. Om siffrorna stämmer överens är småkassavstämningen klar. Skillnader kan kräva att revisorn hittar felet och upptäcker om kontanterna är högre eller lägre än den beräknade siffran. Företag kanske inte ser dessa skillnader som väsentliga, vilket resulterar i en ofullständig avstämning.
När kvittomatchningsprocessen är klar kommer revisorn att skapa en journalpost för att bokföra utgifterna i redovisningsreskontran. Stora organisationer kan bokföra beloppet på ett konto för diverse utgifter. Små företag kan vilja separera dessa utgifter så att de inte har stora diverse utgiftskonton. När bokföraren har publicerats kommer den att lämna in en begäran om att fylla på småkassorna. Detta innebär vanligtvis att skicka en checkförfrågan till leverantörsreskontraavdelningen, begära tillstånd från ägaren eller chefen och inlösa checken på företagets bank. Pengarna kommer sedan att hamna i kassan för framtida bruk.