En bokföringsbok är en komplett förteckning över alla konton som används i affärs- eller privatekonomiregistrering. Vanligtvis kallar folk redovisningen för en huvudbok, och en revisor eller bokhållare använder den i samband med en redovisningsjournal. Journalen är en daglig registrering av finansiella transaktioner, och huvudboken skiljer sig eftersom en bokhållare registrerar transaktionerna efter kontonamn. Normalt har en huvudbok fem klassificeringar: tillgångar, kostnader, skulder, eget kapital och intäkter.
I allmänhet är sidlayouten för journalen och reskontran olika. Den vanligaste huvudboken är en design med fyra kolumner som har kolumner för debet- och kredittransaktioner och löpande debet- eller kreditsaldo. Andra kolumner registrerar inmatningsdatumet, bokföringsreferensen som koordinerar med journalbokningen och en beskrivning av artikeln eller transaktionen. Posteringsreferensen, eller Post. Ref., är journalens sidnummer där posten postades och är viktig för att korskontrollera posterna.
En av fördelarna med bokföringsboken är att den ger bokföraren en ögonblicksbild av den ekonomiska situationen. Till skillnad från journalen upprätthåller en reskontra ett löpande saldo. En företagsägare kan se transaktionerna för en viss kategori utan att söka igenom journalposterna. Till exempel, om en person ville se hur många kunder som hade utestående räkningar hos sitt företag, skulle han eller hon kontrollera kundreskontra under rubriken Tillgångar i reskontran.
Bokföring är proceduren för att kopiera datum, beskrivning och penningbelopp till redovisningen från journalen. Vanligtvis använder en bokhållare bokföringsreferensen för en journalanteckning som en indikation på att han eller hon bokfört en journalbokning i huvudboken. Om en person till exempel tar en fika medan han bokför journalanteckningarna i redovisningen, kan han eller hon enkelt hitta vad som har slutförts genom att jämföra bokföringsreferenserna. Om det görs på rätt sätt kommer de slutförda posterna att ha postningsposter. Ofullständiga poster kommer inte att ha ett bokföringsreferensnummer.
Andra viktiga noteringar i redovisningen inkluderar att ange om ett konto är stängt och om andra situationer gäller för kontot. Ibland indikerar en bokförare fel i bokföringen genom att skriva justering eller rättelse i reskontran. När saldot förs över till en annan sida skriver bokföraren saldo på sidan. Dessa notationer är viktiga för processens integritet.