RFP-upphandling är processen för att utfärda en begäran om förslag (RFP) för att få anbud för upphandling av varor eller tjänster. Processen för RFP-upphandling används i stor utsträckning internationellt som det lämpliga verktyget för specifika typer av upphandling eller inköpsverksamhet. Även om värdena varierar beroende på företag, hanteras köp eller kontrakt över ett specifikt dollarvärde genom en RFP. Beroende på bransch används RFP-upphandling även för: högprofilerade projekt, stora dollarvärdeprojekt, kontrakt för en korg av varor eller tjänster och för projekt där det kan finnas en intressekonflikt.
I en RFP-process är kunden ansvarig för att skapa dokumentet med alla nödvändiga specifikationer, detaljer och deadlines. Denna information lämnas sedan till antingen en förutbestämd lista över potentiella leverantörer eller läggs ut på ett öppet nätverk, så att alla leverantörer har tillgång till förfrågan. Leverantörer har en specifik tidsram för att svara, tillsammans med protokollet och procedurerna kring tilldelningen av kontraktet.
Enligt avtalslagstiftningen är RFP-processen erkänd som en rättvis och rättvis metod för att samla in leverantörssvar och tilldela ett kontrakt. Den primära grunden för denna bedömning är baserad på processens transparens. Kunder som tilldelar kontrakt till leverantörer utan stödjande data baserat på RFP-processen kan stämmas i civil domstol. Det åligger kunden att tillhandahålla dokumentation och bevis på att tilldelningsprocessen var rättvis och rättvis. Underlåtenhet att tillhandahålla denna stödjande information kommer att resultera i höga böter som ska betalas till den misslyckade leverantören.
Projekt med hög profil eller högt värde i dollar drar nytta av en RFP-process, eftersom den uppmuntrar leverantörer att tillhandahålla den bästa möjliga kombinationen av pris, kvalitet och service. Beslutsprocessen är enklare, eftersom kriterierna är tydliga och alla leverantörer måste lämna samma information. Dessutom hanterar denna process interaktionen mellan säljare och kund, vilket gör att båda sidor kan fokusera på kärnfrågorna och kraven.
Ett kontrakt för en varukorg är ganska komplicerat. Detta tillvägagångssätt används vanligtvis när man väljer en leverantör för multipurpose inköp, och inte en specifik vara. Till exempel tilldelas kontrakt för kontorsmaterial baserat på en kombination av pris, leverans och service. För att jämföra priser på ett rättvist sätt baseras svaret på en specifik varukorg. Detta fokus ger verktyget som krävs för att begränsa fokus till ett kvantifierbart värde.
En intressekonflikt kan uppstå när den inköpsansvarige eller användargruppen har personliga kopplingar till företag som tillhandahåller denna tjänst eller produkt. Genom att använda RFP-upphandling kan företaget maskera respondenternas namn, lägga till olika personer i utvärderingskommittén eller använda annan personal för att fatta beslutet. Detta är ett utmärkt sätt att undvika kostsamma rättstvister.