En inköpsorderfaktura är ett dokument som används i affärstransaktioner. Namnet på detta dokument härrör från det faktum att ett inköpsordernummer ingår. Detta nummer kommer sedan att användas under hela transaktionens varaktighet. Det är möjligt att ha flera inköpsorderfakturor mellan en köpare och säljare vid varje given tidpunkt. En sådan handling kan användas för varor eller för tjänster.
För att ett kontrakt ska vara lagligt måste det finnas ett erbjudande och en accept. Utbytet av pengar och varor mellan en köpare och leverantör är ett avtal. I en sådan situation kan inköpsorderfakturan ses som ett erbjudande eftersom köparen uttrycker en vilja att köpa en viss mängd av vissa varor till ett visst pris. Leverantören accepterar genom att fullgöra beställningen, utfärda en räkning och ta emot betalning.
En inköpsorderfaktura innehåller i allmänhet många uppgifter. Köparen bör tydligt identifieras, inklusive hans kontaktuppgifter. Utöver detta finns det vanligtvis ett utrymme för leveransadressen eftersom företag kan ha mer än en verksamhetsort. Inköpsordernumret är en mycket viktig information som normalt finns längst upp på eller nära dokumentet.
Den som gör beställningen bör anges på fakturan. Särskilda villkor som gäller för transaktionen ingår i allmänhet. Beställningen bör beskrivas noggrant inklusive namn på artiklar eller tjänster, kvantitet, varunummer och priser. Köparen kan även beräkna skatt, frakt och hantering samt andra kostnader.
En inköpsorderfaktura kan skydda både köparen och säljaren. För köparens räkning finns det bevis för att han bad om ett visst antal specifika produkter och förväntade sig att betala ett specificerat pris. Om säljaren tillhandahåller andra produkter eller tjänster eller försöker höja priset, kommer köparen att ha ett dokument som registrerar hans ursprungliga erbjudande. Säljaren är skyddad eftersom köparen utan ett sådant dokument skulle kunna begära varor och sedan vägra att acceptera eller betala för dem.
Det kan finnas många inköpsorderfakturor eftersom en köpare kan lägga nya beställningar innan tidigare beställningar har fyllts. Säg till exempel att Charlie’s Maintenance får ett kontrakt för att byta tak. Charlie kan använda en inköpsorderfaktura för att begära förbrukningsmaterial för jobbet. Senare samma dag kunde Charlie’s Maintenance få ett nytt kontrakt för att reparera en brygga. De tillbehör som behövs för det här jobbet skulle troligen placeras på en annan inköpsorderfaktura.
Detta understryker vikten av inköpsordernumret. Närhelst de två parterna kommunicerar kommer detta nummer i allmänhet att användas för att eliminera förvirring. Detta inkluderar när förfrågningar görs om orderstatus, när restordermeddelanden skickas och när räkningar utfärdas.