Precis som termen tycks antyda, hänvisar personaladministration till de olika metoderna som används för att effektivt hantera de mänskliga delarna av en organisation. Korrekt tillämpning av personalhantering är avgörande för en organisations framgång, en faktor som ingår i anledningen till att organisationer lägger ner mycket ansträngning och resurser på att effektivt förverkliga mål för mänsklig ledning. Som sådan är idén om soft human resource management en strategisk metod för att övervaka de anställda i en organisation, som är inriktad på en större integration av de anställda i organisationernas angelägenheter i motsats till en mer autokratisk och opersonlig ledningsprocess. Den största skillnaden mellan mjuk och hård personalhantering är att den mjuka metoden strävar efter att säkerställa att anställda behandlas på ett sätt som överensstämmer med ledningens erkännande och erkännande av att sådana anställda har något av värde att bidra med till organisationerna och bör vara behandlas därefter.
Metoden för soft human resource management bygger på grunden för att erkänna det värde som humankapitalet representerar för verksamheten och de fortsatta ansträngningarna från ledningen för att säkerställa att individerna förstår att de är uppskattade för deras bidrag till organisationen. Denna mjuka personalhantering är verkligen en strategisk metod för personalhantering som är relaterad till företagets försök att få ut det bästa av sina anställda. En sådan praxis härrör från enkel psykologi som gör det tydligt att människor kommer att vara mer villiga att prestera mer när de vet att företaget värderar dem i deras individuella kapacitet snarare än att behandla dem som en del av kontorsmöblerna, eller på ett ansiktslöst sätt.
Till exempel, när anställda är medvetna om detta värde som ledningen lägger på sina individuella ansträngningar för att uppnå företagets mål i företaget, kommer de att vara villiga att gå utöver plikten för att återgälda denna höga respekt. Å andra sidan, när de anställda känner att deras insatser inte värderas så långt som de gör vad de ska göra, kommer de sannolikt bara att göra det som förväntas av dem och ingenting utöver det. Som sådan kan tillämpningen av mjuk personalhantering vara ett verktyg för att öka de anställdas produktivitet.