Vilka är de olika metoderna för att organisera pappersarbete?

Det finns flera metoder för att organisera pappersarbete, beroende på vilken typ av information man försöker hantera. Till exempel kan vissa människor behöva hjälp med att hantera posten och diverse papper som hittar in i deras hem varje dag. Andra har ett oorganiserat hemmakontor, med en förvirrande blandning av livsviktigt pappersarbete och onödigt stök. Ytterligare andra individer kan ha sina papper organiserade prydligt, men saknar helt enkelt lagringsutrymme för att hålla dem ur vägen. Det finns praktiska lösningar för var och en av dessa typer av problem. Många tycker att det bästa alternativet är en kombination av sortering, rensning, arkivering och förvaring.

Organisationsexperter har ofta vissa regler för att organisera pappersarbete, eller papperstämjning. Till exempel rekommenderar vissa proffs att man försöker röra ett papper så få gånger som möjligt när man hanterar det. Många föreslår att man öppnar daglig post omedelbart och sedan bestämmer sig för om man vill kassera den eller arkivera den, snarare än att lägga den i en annan hög för att hanteras senare. Räkningar som ska betalas kan organiseras efter förfallodatum, och det kan vara bra att använda en betalningskalender eller påminnelsesystem för att undvika sena betalningar.

Att organisera pappersarbete på en daglig basis, med hjälp av vissa verktyg, kan hjälpa någon att undvika att låta röran byggas upp. Föremål som kan vara till hjälp vid hantering av papper inkluderar korgar eller fack för inkommande post, samt papperskorgar och återvinningskärl för att slänga oönskade dokument. Små pärmar eller arrangörer kan också komma väl till pass för saker som folk har med sig regelbundet. Till exempel, människor som använder kuponger när de handlar kan dra nytta av en bärbar, dragspelsliknande organisatör.

När man försöker organisera hemmakontor föredrar många att organisera pappersarbete genom att använda arkivmappar och skåp, eller lådor med etiketter. Efter att ha eliminerat onödiga föremål kan pappersarbetet som finns kvar på kontoret sorteras och arkiveras enligt specifika kategorier. Vanliga exempel på dessa inkluderar personlig information, medicinska journaler och finansiell information. Rejäla kartong- eller plastbehållare kan vara användbara för långtidsförvaring av dokument som inte behöver tittas på regelbundet.

Ett ytterligare tips för att organisera pappersarbete är att minska den faktiska mängden papper i huset. Många dokument kan skannas och lagras på en dator eller extern hårddisk. Man kan också skapa datorfiler för budgetar och andra hushållsregister, och därmed eliminera överflödigt papper. Vid behov kan papperskopior av dokument skrivas ut vid behov. Ett personligt kassaskåp eller ett värdeskåp rekommenderas ofta för förvaring av oersättliga eller officiella dokument.