De största fördelarna med videokonferenser är effektivitet och kostnad. I en videokonferens behöver ingen resa längre än sin datorskärm. Deltagarna kan logga in var som helst, och allt som vanligtvis krävs är grundläggande datorteknik och någon form av programvara för videokonferenser. Kostnadsbesparingarna är vanligtvis enorma. Inte bara kostnaderna för resor och förlorad tid under transit sparas, utan konferensutrymmen behöver inte hyras, reserveras eller underhållas.
I takt med att internet har blivit mer allmänt förekommande har användningen av videokonferenser online blivit allt populärare i affärsvärlden. Videokonferenser tillåter företag, organisationer och andra branschgrupper att sända sina konferenser online i realtid. Detta möjliggör mycket mer robust deltagande, både från deltagare som befinner sig på distans såväl som de lokala deltagare som kanske inte har tid att lämna sina kontor eller resa genom staden.
Videokonferensers tidiga dagar präglades av videokomponenter till annars verkliga konferenser. Fördelarna med denna typ av videokonferenser är fortfarande giltiga och används fortfarande idag. Många större konferenser sänds samtidigt eller webbsänds i strömmande versioner online, för att möjliggöra fjärrdeltagande. Deltagare som tittar på dessa onlinevideokonferenser kan vanligtvis delta genom att e-posta en moderator eller genom interaktiva chattfunktioner på videokonferenswebbplatsen.
Fördelarna med videokonferenser har bara utökats med förändrad teknik. Även om webbsändningar fortfarande är vanliga sätt att använda videokonferensteknik för att integrera fjärrdeltagare, används tekniken också för att koppla upp enbart fjärrdeltagare. En av de främsta fördelarna med videokonferensprogramvara idag är möjligheten att uteslutande vara värd för onlinemöten och konferenser.
Videokonferenssystem är i allmänhet inte komplexa, och relativt lite videokonferensutrustning behövs för att vara värd för ett framgångsrikt möte online. Allt som vanligtvis krävs är en internetförberedd dator, en webbkamera och någon form av programvara för videokonferenser. Det finns vanligtvis en hel del mjukvarupaket att välja mellan, från gratis webbaserade program till säkrare, lösenordsskyddade applikationer. Vissa konferensprogram kan förvandla mobiltelefoner till mobila kontor, och de flesta tillåter åtkomst var som helst där det finns en Internetanslutning.
En av de viktigaste fördelarna med videokonferenser är möjligheten att snabbt samla människor från en mängd olika platser och tidszoner. De flesta program skapar ett virtuellt ”mötesrum” där deltagarna kan logga in, aktivera sina webbkameror och delta och interagera med varandra som om de alla befann sig i samma rum. Videokonferenser kan utformas som rundabordssamtal eller som presentationer av en eller flera personer. För det mesta kan deltagarna synligt chatta med varandra genom video och är inte förvisade till chattrum eller e-postkorrespondens. Deltagarna kan också enkelt ladda upp och ladda ner dokument under en videokonferens.
En annan fördel med videokonferenser är den lätta möjligheten att arkivera förfaranden. För det mesta kan videokonferenser sparas, säkerhetskopieras och granskas vid ett senare tillfälle. Detta gör det möjligt för företag att ha ett register över allt som genomförts eller beslutats vid ett möte utan att behöva utse en deltagare som sekreterare eller protokollförare.
Allt fler företag väljer videokonferenser framför traditionella konferenser, både som ett sätt att spara pengar och som ett sätt att öka de anställdas produktivitet. Med detta kan ofta fler delta, till liten eller ingen kostnad för någon. Även om något går förlorat i avsaknad av verkliga möten ansikte mot ansikte, för företag med kontor i flera städer eller till och med flera länder, är fördelarna med videokonferenser svåra att slå.