Affärskommunikation är ett brett sammanhang som inkluderar hur ett företag presenterar sig internt och externt och får ut sitt budskap till konsumenterna. Den är sammansatt av både muntlig och skriftlig kommunikation, men det är den del som sker i skrift som avgör ett företags stil och offentliga image. I allmänhet kan ett företag välja stilar för affärskommunikation som inkluderar formella, avslappnade och vardagliga tilltalssätt.
Företag fattar ofta strategiska beslut angående stilar för affärskommunikation anställda kan använda för att utföra olika uppgifter. Det är rimligt att säga att om ett företag inte tar en proaktiv hållning när det gäller affärskommunikation, är det mer sannolikt att det uppstår allvarliga problem på grund av felaktig kommunikation. Vissa företag har en mycket sofistikerad kommunikationsplan som beskriver tillvägagångssättet och tonen för alla typer av kommunikation. Andra med mindre budgetar tenderar att bryta kommunikationsstilen i interna och externa tillvägagångssätt.
Intern kommunikation är mer sannolikt informell eller tillfällig. Ett företag förbjuder vanligtvis vissa typer av språk eller beteende men tenderar att lätta på formella kommunikationsregler mellan anställda. Det gör att en anställd inte nödvändigtvis behöver oroa sig för skrivstilen när han skickar ett mejl till en kollega. Hans korrespondens kan vara vänligare och använda talspråk.
En skillnad kvarstår ofta mellan horisontell och vertikal intern kommunikation. Adressstilar som kan vara lämpliga mellan två anställda som innehar samma position kan vara olämpliga i en kommunikation från en anställd till sin chef. Så intern affärskommunikation kan ofta vara avslappnad, med vissa sunt förnuftsparametrar för anständighet.
Extern kommunikation har oftast stilar av affärskommunikation identifierade för varje typ av affärsinteraktion med externa parter. Till exempel kan ett företag instruera sina anställda att kommunicera med nuvarande och potentiella kunder i en formell stil. Det skulle innebära att man tilltalar personer med titel och efternamn, även om korrespondensen till exempel sker via e-post.
På samma sätt kan ett företag föreskriva en formell stil i skriftliga rapporter, såsom företagets årsredovisning till aktieägarna. Detta förhindrar att anställda blir för vänliga med externa parter eller avslöjar olämplig information medan de skämtar. Faktum är att standardkommunikationsstilen för de flesta företag är formell, eftersom det är svårare att gå fel genom att observera ett visst avstånd i kommunikation med tredje part.
Företag som tillåter informella, avslappnade eller vardagliga stilar av affärskommunikation med externa parter begränsar vanligtvis tillståndet till marknadsföring. Om marknadsavdelningen vill positionera en produkt på ett visst sätt, eller skapar ett budskap som företaget tycker ska ha en vänlig ton, används dessa stilar. Mindre formella stilar för affärskommunikation är vanligtvis endast lämpliga i andra externa sammanhang när det finns en mycket nära relation mellan medarbetaren och tredje part som motiverar en mer avslappnad kommunikationsstil.