Spårning av anläggningstillgångar är en process som används av företag och organisationer för att hålla koll på alla långsiktiga eller fasta tillgångar. Företag använder spårning av anläggningstillgångar som en del av sin redovisningsprocess och för stöldförebyggande, avskrivningsändamål och lagerkontroll. Att försöka hålla reda på anläggningstillgångar på bästa sätt innebär att identifiera dessa tillgångar, bestämma vilket system som ska användas för att spåra dem och hålla tillgångsinformationen i spårningssystemet uppdaterad hela tiden. Att se till att alla anställda inom ett företag är bekanta med systemet kan också säkerställa att information om anläggningstillgångar förblir aktuell.
Att identifiera allt som kräver spårning av anläggningstillgångar kan vara den första utmaningen. Det kanske enklaste sättet att göra detta är att börja spåra alla tillgångar när de kommer in i företaget, från och med dag 1 av verksamheten, om inte tidigare. Det rekommenderas att lägga till information om en ny anläggningstillgång i ett spårningssystem innan tillgången lämnar köparens händer. Detta säkerställer att en tillgång inte försvinner innan dess närvaro ens har bekräftats.
Spårning av anläggningstillgångar innebär också att välja ett system att använda för spårningen, oavsett om det är ett enkelt datorprogram, ett streckkodssystem eller ett RFID-taggsystem (radio frequency identification). Sådana system kan förenkla spårningen genom att upprätta ett avskrivningsschema och producera rapporter och information som är nödvändig för redovisningsprocesser. Det bästa spårningssystemet för ett visst företag kommer att vara ett som är utformat för att hantera mängden anläggningstillgångar som spåras, oavsett om det är en stor eller liten mängd.
En nyckel till framgångsrik spårning av anläggningstillgångar är att hålla information om tillgångar uppdaterad. Till exempel, om en lastbil är listad som en företagstillgång men summeras i en bilolycka, är den inte längre en tillgång. Den bör tas bort från spårningssystemet. Underlåtenhet att göra det kan leda till att fordonet fortsätter att räknas som en skattepliktig tillgång. Om företaget är tillräckligt stort och kommunikationen går sönder kan bristen på uppdaterad spårningsinformation leda till andra problem om till exempel en anställd tror sig kunna använda företagets fordon för en arbetsrelaterad resa, omedveten om att den inte längre är tillgänglig.
Ett enkelt sätt att vara säker på att spårning av anläggningstillgångar är bäst är att involvera företagets anställda. Om en anställd ska använda en företagstillgång, se till att han eller hon inte kan ta den utan att officiellt checka ut den i hans eller hennes namn. Fastställ konsekvenser för att inte officiellt checka in tillgången när den är klar med den, och betona vikten av att påpeka eventuella problem med tillgången så snart de upptäcks. Annars kan spårningssystemet felaktigt återspegla vem som senast hade bilen och var den var, vilket motverkar ett betydande syfte med spårning av anläggningstillgångar.