Ofta kallad en RFC, en begäran om kapacitet är en strategi som gör det möjligt för företag och andra typer av organisationer att bjuda in leverantörer att lämna förslag på produkter som företaget är intresserad av att förvärva. Generellt kommer begäran om kapacitet att beskriva inte bara den typ av produkter som önskas, utan också de användningar och tillämpningar som företaget avser för det slutliga valet av produkt.
RFC:er är ett utmärkt sätt att fokusera ansträngningarna för att skaffa önskade affärsprodukter, eftersom endast leverantörer som tillhandahåller den typ av produkter som företaget söker kommer att tillåtas lämna in ett förslag. Ofta är förfrågningar om kapacitet organiserade på ett sätt som dikterar de standarder som en leverantör måste uppfylla för att delta i förslagsprocessen, och kommer ofta att ange ett specifikt format som måste användas som en del av deltagandet.
Genom att kontrollera strukturen för svaren på begäran om kapacitet är det mycket lättare för ett företag att utvärdera varje kvalificerad leverantör på de individuella punkterna i dokumentet. Underlåtenhet att följa villkoren i begäran om kapacitet, såsom att välja att omorganisera sektioner till leverantörens belåtenhet, visar en oförmåga att svara på frågor på ett effektivt och kapabelt sätt, och kommer ofta att leda till att säljaren diskvalificeras från övervägandet. fas av processen.
Poängen med en begäran om förmågor är att avgöra vilka produkter på marknaden som kommer att möta behoven och önskemålen med avseende på något segment av den operativa processen. En begäran om kapacitet kan utfärdas för nästan vilken typ av produkt som helst som anses vara ett större köp. Vanligtvis kan ett företag välja att utfärda en begäran om kapacitet för sådana höga biljettartiklar som skräddarsydd drift- eller redovisningsprogramvarudesign, utrustning som datorarbetsstationer, nätverksservrar, faxmaskiner för flera avdelningar eller platser och utskriftsenheter.
Ur leverantörernas perspektiv representerar att ta emot en begäran om kapacitet en möjlighet att säkra en lukrativ arbetsrelation med en kund, genom att svara på varje punkt eller problem som presenteras i kapacitetsbegäran. Säljare som är villiga att arbeta inom de ramar som anges av dokumentet, och kanske hitta sätt att lägga till några extra fördelar som går utöver företagets angivna behov och önskemål i rätt sektioner, kommer ofta att bli den leverantör som valts.