Projektförändringshantering är en process som tillåter team att göra ändringar i ett projekt när det behövs. Målet är att minimera effekten som förändringar i projekt kan ha på att framgångsrikt uppfylla projektdeadlines. Föreslagna förändringar granskas för att fastställa risknivån vid modifiering av projektet. När det har fastställts att förändringen kommer att ge mervärde och inte kräver större modifieringar, implementeras den. Om den föreslagna ändringen behövs men kräver modifiering av projektplanen, skickas en ändringsbegäran av begäranden, vanligtvis en gruppmedlem eller kunden.
Vissa problem eller önskemål om ändringar i en projektplan är ofta oundvikliga. Vanligtvis är en projektförändringsplan förutbestämd innan projektet påbörjas. Detta möjliggör ett systematiskt sätt att hantera projektförändringar och göra revideringar som för projektets mål och mål framåt.
När förändringar i projekt föreslås bedöms effekten av att modifiera förändringen. Att ha en plan för projektförändringar kan ge sammanhållning för att säkerställa att det avslutade projektet kommer att tillfredsställa kundens behov. Påverkan av en föreslagen projektändring analyseras vanligtvis för ett av tre resultat:
Först övervägs lämpligheten av den begärda ändringen. Ändringsbegäran mäts mot huruvida ändringen kan ske eller inte utan att ändra projektplanen. En förändring kan genomföras så snart som möjligt om faktorer som kundkriterier, projektets omfattning, tidtabell eller budget inte kräver ändringar.
För det andra kan förändringen vara lämplig men kräver att projektplanen ändras. En order för projektändringshantering slutförs i allmänhet av den som begär det. Ändringsordningen beskriver den föreslagna ändringen och definierar de områden i projektet som påverkas. Denna information kan innehålla detaljer om kostnaderna och möjliga risker för projektleveranserna. Projektledaren införlivar förändringen och ändrar projektplanen för att återspegla ändringarna.
Slutligen kan det beslutas att vissa föreslagna ändringar från kunden eller en gruppmedlem är onödiga att anta. Det kan fastställas att genomförandet av förändringen inte tillför ett värde till projektet. I det här fallet flyttas begäran till projektets problemlista och löses med begäranden vid ett senare tillfälle.
De viktigaste projektaktörerna är vanligtvis ansvariga för processen för projektförändringshantering. Vanligtvis måste projektledaren och sponsorn – länken mellan ledningen och projektgruppen – godkänna ändringsordern innan förändringar i projektet sker. Kunder måste också skriva av sig om de föreslagna ändringarna kommer att påverka dem.