En offertförfrågan (RFQ) är en inbjudan att lämna anbud, vanligtvis skickad till flera potentiella leverantörer, där man efterfrågar fast prissättning på relativt standard- eller råvaruliknande produkter eller tjänster. Sådana förfrågningar om konkurrenskraftiga bud kräver vanligtvis att respondenterna tillhandahåller mer än bara beräknade kostnader. Organisationer som initierar en offertförfrågan tillhandahåller vanligtvis detaljerade specifikationer för föremålet och ber budgivare att bekräfta att deras produkt eller tjänst uppfyller eller överträffar allt som anges. Beställare kräver normalt också åtaganden om leveransdatum, betalningsvillkor, kvalitetssäkring och hur lång tid det angivna priset kommer att gälla. Det finns praktiskt taget alltid en deadline för att skicka in ett RFQ-dokument.
Processen för offertförfrågan gynnar både den begärande och den anbudsgivande organisationen. Begärande företag förbättrar sin köpkraft genom att ge sig själva möjligheten att förhandla med flera leverantörskandidater. De ökar också deras sannolikhet att få det bästa priset eftersom leverantörer alla vet att de är i ett budgivningsspel och sannolikt kommer att erbjuda mycket konkurrenskraftiga priser. Potentiella leverantörer uppskattar vanligtvis möjligheten att konkurrera om affärer på lika villkor.
Internet vimlar generellt av modeller för att utveckla effektiva RFQ och RFQ-svar. Om du anger termer som ”förfrågan om offert” eller ”anbudsförfrågan” följt av ytterligare ord som ”exempel”, ”exempel”, ”svar” eller ”svarsexempel” i en sökmotor på Internet bör det visa ett brett utbud av exempel att granska. Standardiserade mallar för att både utveckla och svara på en offertförfrågan finns också tillgängliga online, vanligtvis till ett blygsamt pris. Internetsökare kan enkelt hitta dem genom att lägga till ”mall” eller ”mallar” till vad de än söker för att begränsa sökningen.
Offertförfrågan är en av fyra ”begäran om” dokument som ofta används i affärsinköpsprocessen. Två andra används också för konkurrensutsatt anbudsgivning — begäran om förslag (RFP) och begäran om anbud (RFT). Anbudsförfrågan, de närmaste släktingarna till anbudsförfrågan, utfärdas vanligtvis för ganska komplexa produkter eller tjänster och kräver att en prisuppgift kompletteras med ett skriftligt förslag som beskriver hur produkten eller tjänsten kommer att uppfylla organisationens specifika behov. RFT är ett meddelande från en statlig myndighet om budgivning som är öppen för alla leverantörer för specifikt definierade produkter eller tjänster. Det fjärde dokumentet i kategorin ”request for” är begäran om information (RFI) – ett dokument som inte efterfrågar bud utan snarare söker information om potentiella leverantörer för att kvalificera dem för inkludering på RFQ- eller RFP-budlistor, eller för att varna dem att de kan ta emot en RFQ eller RFP.