Stora och små företag ställs ofta inför utmaningen att upprätthålla ett organiserat system för lagring av affärsregister. I allmänhet hålls affärsdokument upp till de föreskrivna lokala eller regionala tidsbegränsningarna. Att känna till kraven för vad som ska förvaras och hur länge anses avgörande för att ha ett adekvat registersystem.
Storleken på verksamheten bestämmer vanligtvis djupet på ett system för lagring av affärsregister. Några av affärsdokumenten som förvaras inkluderar skatteanmälningar och personalhandlingar. Finansiella register som vanligtvis upprätthålls av ett företag är driftskostnader, kapitalköp, försäljningskvitton och fastighetstillgångar.
Ett företag bör verifiera lagringskraven för affärshandlingar som gäller i den jurisdiktion som reglerar företagets bransch. Krav i USA för bevarande av skatterelaterade affärsdokument är att affärsdokument bevaras i minst tre år. Vissa intäktskrav kan göra det nödvändigt att föra ekonomiska register även efter att den rekommenderade tiden har löpt ut.
Personaljournaler bevaras vanligtvis i minst fyra år. Dessa och andra register förvaras på en säker plats, särskilt de som innehåller privat information om tidigare och nuvarande anställda. Fullständiga register över när löneskatter registrerades och betalades normalt upprätthålls.
I de flesta fall bevaras ekonomiska register i minst sju år. Utdrag från finansinstitut, inventarier och årliga resultaträkningar är några av de typer av dokument som skulle kunna ingå. Att föra goda ekonomiska register kan minimera ett företags exponering för juridiska frågor.
Företag kan också tycka att det är fördelaktigt att ha ett rensningssystem för att bli av med gamla eller irrelevanta affärsdokument. En policy för ett system för lagring av affärsdokument kan hjälpa till att effektivisera processen och säkerställa att alla anställda följer samma rutiner. Detta är i allmänhet en pågående del av processen för att upprätthålla adekvata affärsregister.
Det är vanligtvis en bra idé att ha tillräckligt med lagringsutrymme om affärsdokument förvaras på plats. Det är också en allmän praxis att föra en elektronisk fil med affärsregister. På så sätt är relevanta dokument fortfarande tillgängliga och företaget kan undvika en avstängning om en brand eller annan katastrof förstör pappersaffärsdokument.
De flesta företag kanske väljer att använda ett arkivhanteringsföretag. Detta har potentialen att frigöra organisationens tid att fokusera på affärsrelaterade frågor snarare än hanteringen av lagring av affärsregister. Eventuella problem med att lägga ut systemet för lagring av affärsdokument på entreprenad kan minskas. Ett välrenommerat företag kommer i allmänhet att beskriva sina säkerhetsfunktioner och rutiner för att underhålla affärsdokument.