Lönerapporter är ett företags officiella dokument som listar information om de pengar som betalas ut till varje anställd. Företag är juridiskt skyldiga att utarbeta dessa rapporter, med specifik information om var och en. De bästa tipsen för att skapa lönerapporter inkluderar att se över gällande lönelagar, sätta upp ett system för att skapa dubbletter av rapporter och genomföra periodiska revisioner för att säkerställa efterlevnad. Företag har ofta två typer av lönedokument. Den ena går till den anställde som lönebesked och den andra stannar kvar med företagets interna handlingar i journalsyfte.
Nuvarande lönelagar dikterar vilken information ett företag presenterar på sina lönesumpar och lönerapporter. Detta kan innefatta information om löneskatter, förmåner och utmätningar som dras av från den anställdes check. Annan information kan inkludera löneperiodsdatum eller separata belopp för lön, lön och övertid. Återigen kommer denna information ofta från regler eller andra föreskrifter från nationella, regionala eller lokala myndigheter.
Ett system är vanligtvis nödvändigt för att upprätthålla lönerapporter. Företag kommer ofta att förbereda dessa rapporter minst en gång i månaden, så att använda ett system säkerställer att informationsrapporterna förblir konstanta. Detta system säkerställer också att företaget inte utelämnar någon information från en period till en annan. Löneprogramvara är mer utbredd i företag, vilket ger dem möjligheter att skapa och underhålla ett system. Att använda löneprogram möjliggör också ett centraliserat rapporteringssystem där en plats kan behandla ett företags hela lönerapporter.
Revisioner är vanligtvis nödvändiga för att säkerställa att ett företag följer alla externa och interna löneregler. I de flesta fall kan ett företag använda två revisionstyper på sina lönerapporter och system: internt och externt. Internrevisioner använder företagets egna anställda för att göra en översyn av lönesystemet. Denna revision är endast avsedd för förvaltningsändamål. Den andra revisionstypen, extern, kräver användning av ett tredje företag och är främst till för intressenter utanför verksamheten.
Att följa de bästa tipsen för lönerapporter är vanligtvis en pågående process. Lagar och regler kommer att förändras, vilket kräver att företaget ändrar sitt system för rapporter och revisioner. Till exempel kommer offentliga företag ofta att behöva genomgå flera revisioner varje år. Ett lönesystem kräver aktiv rapportering och hantering, så ett företag kan välja ut specifika personer att vaka över detta system. Dessa anställda kommer ofta från löne- och redovisningsavdelningarna, baserat på företagets personalnivåer och rutiner.