Ett företagskreditkort kan definieras på flera sätt. Det kan vara ett kort som är tillgängligt för alla medlemmar i företaget, speciellt små företag. Dessa kort kan användas som det huvudsakliga sättet att köpa saker på en daglig basis. Alternativt kan ett företag utfärda ett kreditkort till ett fåtal anställda, särskilt de som måste resa i affärer och måste betala för utgifter som täcks av verksamheten längs vägen.
Verksamheten ansvarar för att betala räkningar för båda typerna av företagskreditkort, förutsatt att deras användning strikt är för godkända affärsutgifter. Detta kan skapa vissa problem och folk måste vara uppmärksamma på att hålla noggranna kvitton och register när de använder korten. En anställd kan vara ansvarig för avgifter som inte är verkliga affärskostnader, och att köpa saker på kortet som verkligen inte är affärsrelaterade kan i vissa fall vara orsak till uppsägning från ett jobb.
Det är sant att vissa anställda kommer att missbruka ett företags kreditkort, men med förskott i detaljerade uttalanden kommer detta sannolikt att upptäckas snabbt. Ibland inträffar oavsiktlig misshandel. När folk är vana vid att betala saker med kort är det väldigt lätt att betala för saker med fel kort. Om en anställd noterar ett oavsiktligt köp med företagets kreditkort, bör han eller hon informera arbetsgivarna omedelbart och vara beredd att kompensera företaget direkt.
En mer komplicerad fråga uppstår när anställda köper saker som är legitima affärskostnader samtidigt som de köper saker för personligt bruk. Återigen, detaljerad kvitto är nyckeln till att se till att företaget inte köper saker som inte är relaterade till dess verksamhet. Ett sätt att undvika detta är att be om separata transaktioner när du gör ett köp som inkluderar affärs- och personliga utgifter, och sedan använda företagets kreditkort och ett personligt kort för att betala för dessa transaktioner.
Ibland undrar människor som har ett företagskreditkort utfärdat i deras namn om de kanske kan dra nytta av förmåner som erbjuds med kortet, som frekventa mil. Beslut om att tillåta den anställde att använda förmåner eller gåvopoäng måste vara upp till arbetsgivaren. När detta är oklart bör anställda kontrollera med sin arbetsgivare innan de använder några förmåner. Företaget kanske vill samla dessa för att ge gåvor till anställda eller för att spara pengar på flygresor.
Ett sätt att undvika att använda ett företags kreditkort är att skapa en ersättningsmetod för företagskostnader som gjorts av anställda. Detta innebär också att anställda lämnar in kvitton, men det ger företag mindre möjlighet att utreda avgifter. Många tycker att ett företags kreditkort erbjuder större bekvämlighet än kvitto/återbetalningsmetoden. En annan fördel med kreditkort framför kvitto/återbetalningsmetoden är att anställda med lite tillgängliga personliga kontanter eller krediter inte kommer att hamna i en pinsam situation där de inte kan täcka legitima affärskostnader.