Att välja den bästa telefonsvararen för småföretag kan bero på flera faktorer. Även om större företag kan basera sådana beslut på samtalsvolym, är detta kanske inte ett problem för mindre företag. Olika telefonsvarstjänster erbjuder vanligtvis olika funktioner i en mängd olika priser. Därför bör en småföretagare ställa sig specifika frågor, till exempel om en levande person ska svara på telefonsamtal, till exempel, eller om ett automatiserat röstmeddelandesystem är tillräckligt. Vissa småföretag säljer varor och tjänster, vilket kräver ett system för att ta och utföra kundorder. När hans eller hennes specifika behov har bedömts kan en småföretagare välja det mest fördelaktiga och kostnadseffektiva alternativet.
En övervägande för att välja den bästa telefonsvararen för småföretag är komplexiteten i kundernas frågor eller deras anledningar till att ringa. Vissa uppringningsförfrågningar kan huvudsakligen lösas via en automatisk eller röstaktiverad telefonmeny. Å andra sidan är en livesvarstjänst ofta att föredra för att hantera komplicerade samtal. Åtminstone skulle det kunna hjälpa att ha en 24-timmars telefonsvarare tillgänglig för att hantera brådskande frågor.
En annan fråga är om det är viktigt för företagaren att när som helst kunna hämta sina meddelanden. Kunder kan uttrycka frustration över ett företag vars personal inte är tillgänglig för att svara på förfrågningar under normal kontorstid. Dessutom kan vissa personer också dra nytta av en telefonsvarare för småföretag som erbjuder tillgänglighet efter arbetstid via telefon, till exempel att ta samtal på nätter och helger.
En potentiellt viktig fråga när du överväger en telefonsvarare för småföretag är om du behöver beställningshanteringsfunktioner. Företag som säljer produkter eller tjänster och tar kundinformation måste också ta ställning till om de behöver en säljare också. En relaterad fråga är om kundernas integritet är ett problem, och hur man ska gå till väga för att hålla människors information konfidentiell.
Ett populärt alternativ för många småföretag är en virtuell telefonsvarare. Denna typ kan vanligtvis ge mer än att bara svara på samtal och ta emot meddelanden. Vissa företag erbjuder ett urval av flera alternativ, såsom orderhantering och en avancerad röstbrevlåda. De kan utfärda ett lokalt nummer, avgiftsfritt nummer och ett faxnummer, om det behövs. Vissa tjänster anställer människor för att föra register eller ange data vid behov, ungefär som en virtuell assistent.
För de flesta småföretagare är både intäkter och rykte viktiga. En telefonsvarare kan hjälpa någon att maximera hans eller hennes potentiella intäkter, samtidigt som den säkerställer att kundförfrågningar åtgärdas. Att välja den bästa telefonsvararen för småföretag kan också bero på din budget. Vissa svarstjänster erbjuder en gratis provperiod, och de flesta företag är helt tillgängliga online, så det är möjligt att leta efter de bästa alternativen.