Programvara för utbildningsutvärdering används av många företag när en ny anställd ansluter sig till leden och börjar träna eller när en anställd får extra utbildning till följd av jobbbyten eller befordran. För att säkerställa att medarbetaren lär sig av utbildningsmodulerna kommer en frågeskapare att hjälpa administratörer att göra anpassade formulär med relevanta frågor. Efter att medarbetaren har svarat på frågorna måste återkopplingen inhämtas och utbildningsutvärderingsprogram med flera sätt att göra detta på är oftast bättre. Företag behöver vanligtvis analysera resultat inte bara för noggrannhet, utan för att jämföra effektiviteten av träning bland spektrumet av praktikanter. Implementeringen av utbildningsutvärderingsprogrammet bör vara enkel, utan att administratörer behöver skriva någon komplicerad kod.
Att ställa frågor efter en utbildningsmodul är det vanliga sättet att testa att behålla anställdas utbildning. Att skapa ett relevant frågeformulär ska vara enkelt och administratörer ska kunna skriva anpassade frågor utan att behöva använda kodning och utan att behöva gå igenom många steg. De flesta frågor kommer att vara öppna, ha ett eller flera svar eller vara sanna eller falska. För att göra det enkelt för administratörer att skapa dessa frågor, kommer den bästa programvaran sannolikt att ha enkla kommandon som gör det möjligt för administratörer att definiera olika frågetyper. Om detta är omöjligt, så kan träningsutvärderingsprogramvara som kräver lite kodning vara bäst, eftersom komplex kodning lätt kan förstöras och svår att underhålla.
Efter att ett frågeformulär skapats och fyllts i måste det hämtas. Att välja programvara med den mest bekväma insamlingsmetoden, eller många olika metoder, är generellt sett bäst. Vanliga insamlingsmetoder inkluderar e-post, inbäddning av svaren i en länk och att skicka formuläret över en server. För att säkerställa säkerheten bör frågeformuläret krypteras under all överföring.
Att analysera utbildningen är en annan viktig del av att använda programvara för utbildningsutvärdering. Detta går utöver att kontrollera om svaren är korrekta. Till exempel, om formulär kan organiseras av en tränare, kan administratörer jämföra poäng för att se om en tränare gör det bättre eller sämre än andra. Rapporteringsfunktioner, som att rapportera anställdas demografi och vanliga testresultat, är också vanliga. Användare bör kontrollera de analytiska funktionerna för att se om de skulle hjälpa företaget.
Programvara för utbildningsutvärdering måste distribueras så att användarna kan fylla i svaren. Vissa program har komplexa distributionsprocedurer som involverar en stor mängd kodning, och de måste gå igenom servrar och andra konstruktioner innan de når användarna. Att ha en enkel distribution är generellt sett bättre, eftersom administratörer får utvärderingsprogrammet att fungera snabbare, vilket kan minimera misstag i driftsättningen.