Arbetsgivare kan klassificera anställda som ”svåra” av många skäl. Vanligtvis är det inte deras övergripande prestanda eller produktivitet som är problemet, även om det kan vara det. En svår anställd kan ofta klaga på arbetsplatspraxis, arbetsledare eller kollegor eller så kan det vara de andra anställda som har problem med en viss arbetstagare. Oavsett den exakta beteendestörningen, är effektiva nycklar för att hantera svåra medarbetare att hantera situationen snabbt, använda ”jag” snarare än ”du” uttalanden och att koncentrera sig på att utveckla en lösning snarare än att fokusera på problemet.
En helt smidig arbetsplats är sällsynt, till och med illusorisk. Det kommer säkert att finnas beteendesvårigheter som påverkar andra arbetstagare oavsett vilken position de har i ett företag. Ett vanligt misstag som många chefer gör är att avfärda små frågor eller klagomål om att en anställd är svår. Sådana chefer kan tro att svårigheterna är ett resultat av personlighetskrockar mellan kollegor eller att små beteendeproblem sannolikt kommer att försvinna av sig själva. Men att hantera svåra medarbetare effektivt innebär att korrigera även små problem innan de kan förvandlas till större som i slutändan involverar fler arbetare och tar tid från själva arbetsprocessen.
Chefen för den anställde som bedöms som svår bör ha ett möte med den personen så snart som möjligt. I mötet bör chefen använda ”jag”-uttalanden som tar upp beteendet snarare än ”du”-kommentarer som fokuserar skulden på medarbetaren. Till exempel, snarare än att säga ”Du har inte följt företagets policy”, bör chefen börja med något i stil med ”Jag måste få alla att följa företagets policy.” En av de mest framgångsrika nycklarna till att hantera svåra medarbetare är att involvera dem i att lösa problemet.
Till exempel kan chefen fråga honom eller henne vad det bästa sättet är att se till att alla anställda följer företagets policy i den specifika frågan. Diskussionen kan sedan leda till en konstruktiv problemlösningssession. En plan för att korrigera beteendet bör sedan utarbetas med den besvärliga medarbetaren.
Den viktigaste av nycklarna för att hantera svåra medarbetare är att lyssna på dem. Om arbetaren börjar bli defensiv eller inte svarar kan chefen använda en aktiv lyssnande strategi. Det betyder att arbetsgivaren kan säga något i stil med ”Jag vill verkligen höra din sida av den här frågan. Berätta vad du tycker” för att börja prata med den svåra medarbetaren. Det är viktigt att chefen inte avbryter. Att i stället ta anteckningar och sedan diskutera punkterna med medarbetaren i samband med korrigeringsplanen kan avsluta diskussionen på en positiv, konstruktiv nivå.