De olika typerna av verktyg för uppgiftshantering använder olika tillvägagångssätt för effektiv och framgångsrik tids- och uppgiftshantering inom branscher som teknik, teknik, redovisning och många andra. De bästa verktygen använder några enkla men viktiga funktioner: en realtidsvy av ett projekt eller en uppgift, enkelt samarbete mellan alla relevanta parter, enkel uppdatering och spårning av både använda och tillgängliga resurser. Verktyg för uppgiftshantering bör också ge enkel åtkomst, effektivisering av uppgifter och projektledning på flera platser. Olika typer av verktyg kan byggas kring olika uppgifts- och tidshanteringsbehov i en specifik bransch eller kring själva uppgiftshanteringsmetoden.
Företag och småföretag måste kunna hantera team som kan vara utspridda över hela världen och arbeta i olika tidszoner. Uppgiftshanteringsverktygens förmåga att ge en detaljerad realtidsvy av alla aspekter av ett visst projekt eller en uppsättning uppgifter är avgörande för företagets framgång. Till exempel kan en laserstråletillverkare ha ett huvudkontor i Texas, försäljningsrepresentanter i många olika länder och en tillverkningsanläggning i Taipei. Om presidenten eller till och med den mest yngre anställde behöver tillgång till detaljerna för ett visst projekt, kan onlineuppgiftshanteringsverktyg tillhandahålla detta i realtid.
Vissa typer av uppgiftshanteringsverktyg är utformade för att fokusera på att möta behovet av samarbete. Dessa uppgiftshanteringsverktyg låter användare fokusera på och hantera sina egna uppgifter och sparar eller lagrar säkert alla relaterade uppgiftsrelaterade dokument, mötesanteckningar och gruppdiskussioner. Att sammanföra ett antal uppgifter i olika grupper tillsammans med relaterad information och dokument möjliggör ett mer effektivt teamsamarbete. I samband med den globala affärsmiljön är lagsamarbete i realtid mellan alla inblandade parter, oavsett var de befinner sig, avgörande och gör att ett företag eller en organisation kan slutföra olika projektuppgifter snabbare och göra mer vinst.
Verktyg för uppgiftshantering kan också byggas kring vikten av att tillhandahålla uppgiftsstatus och projektuppdateringar. Dessa applikationer är utformade för att kringgå framstegen för ett visst projekt eller en uppsättning uppgifter. Vissa medlemmar som är involverade i ett specifikt projekt kanske inte är involverade i alla projekt där ett företag eller en organisation arbetar. Denna typ av uppgiftshanteringsverktyg separerar, organiserar och informerar berörda parter. En projektledare kommer att behöva informeras om alla projekt under hans direkta ledning, medan en arbetstagare på lägre nivå kanske bara behöver statusuppdateringar för det projekt han är involverad i. Dessa typer av uppgiftshanteringsverktyg kan också automatiskt uppdatera relevanta parter via e-post, text eller andra sätt för digital kommunikation.