Enkelt uttryckt hänvisar kunskapshantering till processen att förvärva, organisera, lagra, dela och använda kunskap av organisationer. Knowledge management är en gren av ledningen som syftar till att uppnå optimala affärsresultat genom synergi mellan människor, processer och teknik för att skapa och dela relevant kunskap.
För att lyckas i någon satsning, inklusive affärssatsningar, krävs tillräcklig kunskap. Kunskapshantering har blivit nödvändigt när vi har gått från ett samhälle där information var knapphändig till ett samhälle där det finns ett överflöd av information. Problemet idag handlar generellt inte om att skaffa information utan att bestämma vilken information som ska användas. Organisationer bör vara försiktiga med att skaffa relevant data och bearbeta dem i ett ständigt föränderligt affärslandskap. Det är lika viktigt för företag att kassera föråldrad information och skaffa den senaste informationen för att överleva och förbli konkurrenskraftiga.
Eftersom informationsteknologin har programmerad logik kan den inte välja och omtolka data; det kan bara hjälpa till att ordna, lagra och överföra data. Förbättrad informationsteknologi spelar en värdefull roll vid bearbetning av data, men har en begränsad räckvidd när det gäller att utveckla insikter från tillgänglig data. Informationsteknologi kan med andra ord inte omvandla data och information till kunskap. Att bara ha bra teknik ger inte bästa resultat i frånvaro av kunskap.
Chefer och ledning avgör ofta vilken information som är användbar och viktig för en organisation och omvandlar den till kunskap. Denna kunskap som även inkluderar extern data delas sedan med olika delar av organisationen. Att dela den kunskap som skapas är grundförutsättningen för kunskapshantering. Att veta vad du vet och dra nytta av det är en fungerande definition av kunskapshantering.
Hela processen att identifiera relevant data och information, omvandla den till kunskap och göra den kunskapen tillgänglig för människor i hela organisationen är vad kunskapshantering handlar om. För att kunskapshantering ska bli en framgång för en organisation är det viktigt att de människor som fångar och sprider kunskap arbetar tillsammans.