Ett pressmeddelande är avsett att förmedla information om ett kommande eller pågående evenemang eller att göra en annan sorts uttalande till media. När du skriver ett pressmeddelande, tänk på att många mediekällor får ett stort antal pressmeddelanden varje dag, så det är viktigt att hålla informationen kortfattad, intressant och korrekt. Pressmeddelandet är ett hak, och ett välskrivet faktameddelande kommer att generera positiv publicitet. När du skriver ett pressmeddelande är det en utmärkt idé att tänka dig in i huvudet på en reporter och se till att den relevanta informationen är tydligt beskriven på ett sätt som inte är överdrivet reklam.
Allmänna formateringsregler för ett pressmeddelande inkluderar att använda ett tydligt läsbart, rent teckensnitt som Times New Roman eller Arial, storleksanpassa det på lämpligt sätt och dubbelt mellanrum. ”PRESSMEDDELANDE” ska centreras och skrivas i fet stil överst i dokumentet så att en tillfällig blick avslöjar kommunikationens karaktär. Ett pressmeddelande ska alltid skickas ut på ett företagsbrevpapper, med kontaktuppgifter upptill och längst ner. Om ett företagsbrevpapper inte är tillgängligt bör en företagslogotyp läggas till så att dokumentet tydligt är en officiell kommunikation. Pressmeddelanden bör alltid kontrolleras för stavfel och grammatiska fel för att säkerställa att de gör ett positivt intryck på mottagaren.
Ett pressmeddelande presenterar bitar av information på ett lättillgängligt sätt. Pressmeddelandet ska leda med en kort rubrik, ungefär som rubriken i en tidning. Rubriken är ett tillfälle att ta tag i journalisten och väcka hans eller hennes intresse för resten av innehållet. Håll det kort, informativt och intressant. ”Möt den kända författaren Howard Zinn vid en cocktailmottagning den 16 december” är ingen bra rubrik, eftersom den är för ordrik; ”Du är inbjuden till en mottagning med Howard Zinn” är bättre.
Efter rubriken bör det första stycket beskriva den snabba vem, vad, var, när, varför och hur av pressmeddelandet. Den här delen av pressmeddelandet är det lämpliga avsnittet i vårt exempel för att förklara att evenemanget är en cocktailmottagning i Hoover Library på tisdag kl. 7. Väck läsarens intresse så att han eller hon är intresserad av mer detaljer, upptagen i andra stycket. I vårt exempel kan andra stycket beskriva Howard Zinns referenser, anledningen till mottagandet och andra detaljer som förstärker rapporten. Slutligen, avsluta med ett kort stycke som avslutar releasen och upprepar den relevanta informationen.