För att välja den bästa inköpsordermallen bör informationsbehoven för alla parter som kommer att använda eller hänvisa till inköpsordern beaktas. I vissa fall kommer ett företag eller en enskild firma att kunna ladda ner en grundläggande inköpsordermall som kommer att möta behoven hos alla parter som kommer i kontakt med dokumentet. I andra fall kan en inköpsordermall behöva ändras från sin grundform eller skapas från början för att möta de unika behoven hos företaget som genererar inköpsorder, såväl som parterna som kommer att ta emot eller behandla inköpsordern. Om inköpsordern kräver mycket detaljerad information om de artiklar som köps – inklusive artiklar som diagram eller annan liknande stödjande information – kan inköpsordermallen behöva ändras för att ge plats åt denna information.
Det finns några grundläggande uppgifter som bör finnas på varje inköpsordermall. För det första bör det finnas minst två adresser på inköpsordermallen: adressen till kontoret som hanterar inköpsorder och adressen till företaget eller organisationen som inköpsordern skickas till. Om varorna som köps ska skickas till en annan adress än kontorsadressen, måste den adressen också noteras under rubriken ”Skicka till”. Annan viktig information att inkludera på en inköpsorder är namnet och kontaktinformationen för den person som gör inköpsordern, datumet för inköpsordern, detaljerad information om varorna som köps och det totala beloppet i dollar för beställningen. Det är också vanligt att företag använder inköpsordernummer för att spåra sina inköpsorder, så det bör finnas ett utrymme för denna information också.
Det är också vanligt att en inköpsordermall innehåller ett utrymme för köparens underskrift. Vissa mallar innehåller också ett avsnitt för anteckningar. Slutligen innehåller vissa inköpsordermallar även en plats för slutdatum för beställningen. Om varorna på inköpsordern måste levereras till ett visst datum, eller inom ett visst datum, kan det finnas ett utrymme för detta på en inköpsordermall. När ett företag eller organisation har använt inköpsorder ett tag kan de börja justera sin mall tills de kommer på vad som fungerar bäst.