Att driva en framgångsrik icke-vinstdrivande verksamhet kräver en gedigen förståelse för plats- och organisationsspecifika redovisningsregler. Att bygga ett icke-vinstdrivande redovisningssystem som uppfyller lokala krav är ett sätt att följa dem. Noggrann och etisk journalföring av finansiell verksamhet ökar också träffsäkerheten och lagligheten i redovisningen utan vinstsyfte.
Ideella organisationer behöver inte ansöka om skattebefrielse, men det kan öka tillgängliga medel för organisationens mål. Undantagskraven är regionspecifika och bör konsulteras för ytterligare information. Att erhålla ideell status innebär inte federal skattebefrielse i till exempel USA.
Icke-vinstdrivande redovisningsavdelningar bör vara medvetna om att redovisningsrutiner varierar beroende på geografisk plats. Många amerikanska företag använder de allmänt accepterade redovisningsprinciperna, medan många internationella företag använder International Financial Reporting Standards. Skattekraven varierar också beroende på region.
Att ha någon med redovisningsbakgrund i personalen kan vara till hjälp när du skapar ett redovisningssystem eller ansöker om skatter, men organisationer utan denna lyx kan överväga att slutföra självstudier eller anlita hjälp utifrån. För dem som vill fylla i obligatoriska formulär själva tillhandahåller lokala skattemyndigheter ofta handledning om formulär och procedurer. Auktoriserade revisorer kan också ge mycket information om policyer och rutiner.
God journalföring krävs för framgångsrik redovisning. Att ha stadgar, organisationspolicyer och skattekrav tillgängliga för ekonomichefen kan vara till hjälp. Vissa bokföringsprogram kommer att varna användare när de saknar information, men för de som arbetar utan programvara kan en checklista med krav hålla anställda medvetna om procedurkrav.
Att känna till specifika skattekrav hjälper organisationer också att skapa stödjande redovisningssystem. Till exempel måste icke-vinstdrivande företag i USA lämna in en rapport med lämplig 990-formulär varje beskattningsår. Den obligatoriska rapporten innehåller en rapport över finansiell ställning, liknande en balansräkning, en verksamhetsbeskrivning, liknande en resultaträkning, och en rapport över kassaflöden. 990 kräver information om scheman, icke-kontanta bidrag, skattebefriade obligationer och chefslöner. Ett icke-vinstdrivande redovisningssystem i USA skulle därför kunna modelleras kring information som krävs i dessa specifika skattedokument för att underlätta ansökningsförfarandena.
En stor skillnad i redovisningsförfaranden mellan vinstdrivande och icke-vinstdrivande företag involverar kategoriseringen av kostnader och intäkter. Skattebefriade intäkter kategoriseras ofta efter stödtyp, eftersom finansiering utan vinstsyfte kan komma från en mängd olika källor. Icke-vinstdrivande utgifter på vissa platser måste också märkas för att säkerställa att organisationskostnader använder insamlade intäkter på rätt sätt.
Programvara för ekonomistyrning kan också ge hjälp till icke-vinstdrivande redovisningsavdelningar. Programvarupaket som är lämpliga för icke-vinstdrivande redovisning kommer att skilja sig något från programvara som används i vinstdrivande företag. Till exempel inkluderar icke-vinstdrivande bokföringsprogram möjligheten att klassificera utgifter med flera etiketter och möjligheten att separera intäkter och deras krav.