Revisorer, projektledare och ingenjörer som försöker visa hur mycket pengar som kommer in eller ut ur ett projekt använder vanligtvis ett kassaflödesdiagram. Ett kassaflödesdiagram är en bild eller graf uppdelad i enhetliga delar, där varje avsnitt representerar en tidsperiod som veckor, månader eller år. Pilar som pekar mot eller bort från diagrammet representerar pengar som antingen kommer in eller ut ur projektet. Detta diagram hjälper planerare att veta hur mycket pengar som spenderas på ett projekt och vad den potentiella vinsten kommer att bli från projektet baserat på kontantinformation.
Själva kassaflödesdiagrammet är enkelt. Det börjar som en horisontell linje, med mindre vertikala linjer som representerar delar av tiden. Tiden måste vara enhetlig, så diagrammet kan inte spåra månader och sedan slumpmässigt börja spåra år. Om kassaflödesdiagrammet är tänkt att spåra år, kommer det bara att visa information baserad på år och ingen annan tidsmätning.
Pilar placeras sedan på linjen. Det finns två typer av pilar: en som representerar inflöde eller pengar som kommer in i projektet och en som representerar utflöde eller pengar som kommer från projektet. När en pil pekar bort från kassaflödesdiagrammet betyder det inflöde, medan en pil som pekar mot linjen betyder utflöde.
Inflöde är alla pengar som kommer in i projektet. Om det finns några lån räknas detta som inflöde. Försäljning, om projektet tjänar pengar, betraktas som inflöde. Utflöde är när pengar spenderas eller investeras. Även om pengarna kommer att tjäna mer pengar i framtiden, anses de fortfarande vara ett utflöde.
Bortsett från kostnader kommer kassaflödesdiagrammet också vanligtvis att visa alla pengar som kan återvinnas i slutet av projektet. Om projektet kräver verktyg, såsom tunga maskiner, kommer diagrammet vanligtvis att ha ett område som visar andrahandsvärdet för utrustningen och visar det som inflöde. Om det finns några betalningsplaner, såsom kredit- eller lånbetalningar, kommer dessa att registreras omedelbart i kassaflödesdiagrammet. Detta låter chefer veta vart pengarna tar vägen och att de inte kan räkna med pengarna för projektet.
Kassaflödesdiagram är vanligtvis kopplade till andra typer av diagram och blad som spårar den övergripande balansen och försäljning eller vinst. Dessa används för att hjälpa chefer att förstå hur mycket pengar som finns kvar och hur mycket som spenderas. De tillåter också chefer att veta om projektet tjänar pengar eller om ingenting görs.